Guide des événements accessibles

• Les portes d'entrée/sortie principales sont suffisamment larges (32 pouces avec la porte ouverte à 90 degrés) pour accueillir des fauteuils roulants/des scooters.
• Si des ascenseurs ou des monte-charges sont présents, il y a un éclairage adéquat, une signalisation en braille et tactile, un dégagement suffisamment large pour les fauteuils roulants, un accès aux commandes et un affichage vocal et visuel pour la communication d'urgence.
• Les bureaux d'inscription/conciergerie sont à une hauteur accessible aux utilisateurs de fauteuils roulants/scooters qui s'en approchent, généralement pas moins de 28 pouces et pas plus de 34 pouces au-dessus du sol, avec un dégagement minimum de 27 pouces pour les genoux.
• Les couloirs et corridors doivent être suffisamment larges (au minimum 36 pouces ou 64 pouces pour une circulation à double sens) et sans obstacles pour permettre à chacun de se déplacer librement, notamment vers les salles de repos et les toilettes.
• Proposez des places assises accessibles dans toute la salle afin que les personnes handicapées aient des choix semblables à ceux dont disposent les autres. Prévoyez la présence de personnel ou de bénévoles au début de chaque séance pour aider à effectuer les changements de dernière minute qui pourraient être nécessaires. Un seul siège de fauteuil roulant nécessite 36 pouces X 48 pouces. Si deux sièges en fauteuil roulant, il faut 33 pouces chacun.
• Prévoyez des places assises lorsqu'une personne est accompagnée d'un assistant personnel.
• Il y a un espace adéquat pour les animaux d'assistance.
• Tous les participants font face à la direction de l'orateur/de la présentation (utilisez la moitié des tables rondes, un côté des tables carrées ou oblongues).
• Veillez à ce que les documents imprimés de l'événement (programmes, documents à distribuer, etc.) et les remarques d'introduction rappellent aux participants de ne pas laisser de sacs, de chaises ou d'autres objets susceptibles de créer des obstacles dans ces zones.
• Les toilettes accessibles sont situées sur un parcours accessible et sont clairement indiquées (signalisation en braille et tactile).
• Les tables pour le matériel et les aliments/boissons sont à une hauteur (28 à 34 pouces) accessible aux fauteuils roulants/scooters et dans un endroit accessible.
• Si l'événement offre de la nourriture ou des boissons, il y a plusieurs points de service pour que les gens puissent accéder à une station près de chez eux. Du personnel est présent pour aider les personnes qui ne peuvent pas accéder elles-mêmes aux articles. Les couverts et la vaisselle sont faciles à utiliser. Des pailles sont disponibles. Indiquez clairement les allergènes et les options sans gluten, végétaliennes, végétariennes ou autres.
• La plate-forme des orateurs est accessible. Si elle ne l'est pas, tous les orateurs se présentent depuis l'étage principal, de sorte que les orateurs handicapés et non handicapés s'expriment depuis le même endroit.
• Les besoins des personnes handicapées sont pris en compte dans les plans d'urgence. S'il y a des annonces concernant les toilettes, les sorties de secours, etc., elles décrivent clairement les emplacements, par exemple : "Si l'alarme incendie retentit, prenez les escaliers marqués EXIT situés dans les coins arrière de cette salle ; descendez deux étages pour sortir au rez-de-chaussée. Si vous n'êtes pas en mesure d'utiliser les escaliers, rendez-vous dans la zone de refuge située devant les ascenseurs ; pour atteindre la zone de refuge, sortez de cette salle par les portes situées au fond de la salle, là où vous êtes entré ; tournez à gauche et suivez le couloir sur environ 15 mètres jusqu'au hall des ascenseurs ; la zone de refuge est signalée par des panneaux et équipée d'un système de communication bidirectionnelle pour enregistrer un appel à l'aide ; le personnel sera là pour vous fournir des instructions et une assistance supplémentaires."

Lors de l'envoi des courriels d'inscription ou des invitations, incluez un message indiquant aux invités qui ils peuvent contacter pour les aménagements. Vous pouvez également inclure un formulaire à remplir pour les aménagements qui permet à la personne d'inclure ses besoins spécifiques.

Assurez-vous de donner suite à toutes les demandes reçues. S'il s'avère que vous ne pourrez pas répondre à une demande spécifique, contactez la personne qui a fait la demande pour déterminer si un autre arrangement peut être trouvé.

Si le présentateur utilise une vidéo, celle-ci doit être sous-titrée.

• Il convient de demander aux présentateurs de soumettre tous les documents à l'avance afin qu'ils puissent être envoyés aux participants qui ne sont pas en mesure de voir les écrans ou les tableaux à feuilles mobiles.
• Les présentateurs doivent également s'efforcer de rendre leurs documents accessibles.

Comment rendre les présentations et autres matériels accessibles

Les pratiques suivantes sont recommandées pour la création de documents accessibles : 

• Envisagez plusieurs formats pour le contenu, tels que html, Microsoft Word et PowerPoint, PDF.
• Utilisez une police de 16 points, mais si ce n'est pas pratique, au moins 14 points.
• Évitez d'utiliser des polices de caractères très stylisées
• Utilisez des polices de caractères faciles à lire, avec des lettres clairement définies et un espacement clair entre les lettres, comme des polices sans empattement (par exemple, Helvetica, Verdana, Arial).
• Évitez d'utiliser des blocs de lettres majuscules pour plus de deux mots.
• Évitez de souligner ou de mettre en italique de gros volumes de texte.
• Épeler les chiffres, car les personnes souffrant de déficiences visuelles ont souvent du mal à distinguer les chiffres 3, 5, 8 et 0.
• Au lieu de modifier manuellement la taille de la police et de mettre le texte en caractères gras pour différencier les titres du texte des paragraphes, utilisez les styles de titres.
• Les titres doivent être dans l'ordre chronologique. Il est interdit de sauter des rubriques. Par exemple, la rubrique 1 doit être la première utilisée. S'il y a une sous-rubrique, vous devez utiliser la rubrique 2 et ainsi de suite.
• Aligner tout le texte à gauche, plutôt que de le centrer ou de le justifier à droite.
• Évitez les paragraphes centrés ou justifiés
• Évitez les colonnes
• Lorsque vous créez un tableau, celui-ci doit avoir une ligne d'en-tête. Évitez de fusionner les colonnes et les lignes dans un document excel.
• Évitez les lignes de texte de plus de 15 cm (pour les personnes utilisant des loupes).
• Ne placez pas de texte directement sur une image et ne l'enroulez pas autour d'elle.
• Utilisez un espacement d'au moins 1,5 entre les lignes des paragraphes du texte.
• Utilisez la disposition en colonnes lorsque c'est possible, en veillant à introduire des espaces ou à utiliser une ligne verticale pour marquer la fin et le début de chaque colonne.
• Assurer un bon contraste entre le texte et les couleurs de fond
• Utilisez du texte noir
• Créez des PDF avec reconnaissance optique de caractères plutôt que sous forme d'images numérisées.
• Lorsque vous utilisez des images, vous devez inclure un texte alternatif. Le texte alternatif est l'abréviation de "alternative text". Le texte alternatif est la copie écrite qui apparaît à la place d'une image. Il est utilisé pour décrire l'image.
• Microsoft et Acrobat proposent des vérificateurs d'accessibilité que vous pouvez utiliser pour rendre votre document accessible.

• Les documents sont disponibles dans des formats alternatifs. Veuillez vérifier le format dont vous avez besoin :
  • Braille
  • Gros caractères
  • Audio
  • Fichier numérique
  • Autre langue

• Demandez toujours si des traductions sont nécessaires pour les mots écrits et/ou une interprétation pour les mots parlés.
• Lorsque vous demandez à une personne quelle langue elle parle, assurez-vous de lui demander également quelle langue elle lit - il se peut qu'elle soit différente. 
• Les besoins linguistiques comprennent également la langue des signes américaine - là encore, n'hésitez pas à vous renseigner. 

Plain Language - Ce qui suit est adapté de Plainlanguage.gov

• Écrivez pour votre public : Utilisez un langage avec lequel votre public est à l'aise - par exemple, vous n'écrirez pas avec un niveau de lecture de 8e année si vous avez un public d'étudiants en doctorat - ou vice versa. 
• Organisez l'information : Disposez les choses dans un ordre logique - ayez un plan simple et facile à suivre. 
• Choisissez vos mots avec soin : Le choix des mots que vous utilisez déterminera si vous êtes compris par votre public - ou non. Évitez d'utiliser du jargon, des termes techniques ou des abréviations que les gens pourraient ne pas comprendre. 
• Soyez concis : Les documents verbeux et denses ne sont pas lus et ne sont pas compris. Demandez-vous si le mot est nécessaire pour faire passer le message. Si ce n'est pas le cas, supprimez-le. 
• Restez dans le domaine de la conversation : Utilisez des verbes car ils rendent vos écrits passionnants. Les verbes indiquent à votre public ce qu'il doit faire. Veillez à ce que l'on sache clairement qui fait quoi. Utilisez la voix active. Utilisez le mot "doit" pour indiquer les exigences. 
• Lorsque vous parlez à une personne en fauteuil roulant, asseyez-vous sur une chaise de manière à être à son niveau ou tenez-vous à une légère distance, afin qu'elle n'ait pas à forcer son cou pour vous regarder. Ne passez pas la main au-dessus d'une personne en fauteuil roulant pour serrer la main d'une autre personne ou prendre quelque chose sur une table.