Problèmes d'audit

L’OPWDD et d’autres organismes gouvernementaux vérifieront la façon dont un programme gère l’allocation personnelle. Ils examineront les registres et les pièces justificatives et compteront l’argent en main.

Certains problèmes courants ont été relevés au cours des audits. Ces problèmes courants sont les suivants :

• L’allocation personnelle n’a pas été séparée du revenu dénombrable dans les trois (3) jours suivant sa réception
• Il manquait des fonds
• Le montant total de l’allocation personnelle n’a pas été attribué à la personne lorsque le montant de son revenu non gagné a diminué 
• L’examen annuel du pourcentage requis de comptes d’allocations personnelles pour les personnes vivant dans les différents types de résidences n’a pas été achevé
• L’argent liquide dans la maison a dépassé le plafond légal par personne
• Les dépenses provenant de l’allocation personnelle étaient inappropriées, par exemple, l’allocation personnelle a été utilisée pour payer le service téléphonique local, les ordonnances et d’autres dépenses qui auraient dû être payées par l’agence ou Medicaid
• Les compétences de la personne en matière de gestion de l’argent dans le MMA n’ont pas été réévaluées périodiquement 
• Il n’existait pas de procédures écrites internes sur la façon de gérer les fonds d’allocations personnelles
• La documentation du reçu et la comptabilité séparée de l’allocation semestrielle pour vêtements de l’OPWDD faisaient défaut
• Les fonds de l’allocation vestimentaire semestrielle n’étaient pas utilisés 

Il y a également eu des problèmes courants avec les grands livres, tels que:

• Les transactions en espèces n’ont pas été inscrites dans le grand livre au moment où elles se sont produites
• La personne qui a effectué l’achat n’a pas été enregistrée
• Les registres étaient mal entretenus ou inexistants
• Des erreurs mathématiques ont été commises sur le grand livre
• Les achats n’avaient pas de reçus à l’appui
• Les reçus génériques n’incluaient pas le fournisseur, la date ou la description des articles achetés. 
• Les personnes qui étaient capables de ne pas parapher ou de signer pour l’argent qu’on leur avait donné 

On parle de mise en gage lorsqu’une agence ou un membre du personnel prête des fonds d’agence ou son propre argent à une personne et s’attend à être remboursé à partir des fonds d’allocation personnelle. La loi de l’État interdit de prêter de l’argent aux bénéficiaires d’allocations personnelles, même pour une courte période, et d’être remboursé plus tard à partir de fonds d’allocations personnelles. 

Si le personnel de la résidence n’a pas accès à l’argent comptant au moment de la demande, la résidence ne peut pas prélever des fonds sur la petite caisse ou prêter des fonds personnels et rembourser plus tard la petite caisse ou le personnel à partir de l’allocation personnelle de la personne. La planification préalable peut éliminer les situations dans lesquelles le personnel peut être tenté de prêter des fonds d’agence ou ses propres fonds. L’agence devrait revoir ses procédures pour s’assurer qu’il existe des plans pour s’assurer que les personnes ont accès à leurs fonds lorsque le personnel qui peut ouvrir le coffre-fort n’est pas en service. 

Il est difficile de faire certains achats en espèces aujourd’hui. L’OPWDD a élaboré des politiques visant à lutter contre l’utilisation d’une carte de crédit pour effectuer des achats d’une manière qui évite les nantissements au besoin (comme les billets d’avion). Le DDSOO ou l’agence bénévole peut utiliser sa carte de crédit professionnelle pour l’achat d’un ou de plusieurs articles pour une personne pour laquelle le directeur du DDSOO ou de l’agence bénévole gère les fonds d’allocation personnelle. Les fonds de la personne doivent être mis de côté avant l’achat et pour le montant total de l’achat. Si les fonds ne sont pas mis de côté avant l’achat, cela serait considéré comme un nantissement de fonds, ce qui constituerait une violation du règlement sur les allocations personnelles de l’OPWDD (14 NYCRR 633.15).

Pour les achats nécessitant une carte de crédit, l’agence peut s’assurer qu’elle permet aux gens d’accéder aux articles et de s’assurer qu’ils ne promettent pas d’argent en :

• Examiner le compte d’allocation personnelle et vérifier qu’il y a un solde suffisant pour couvrir l’achat
• Mise de côté du coût total avant d’utiliser la carte de crédit
• Paiement du coût total du compte personnel à la facture de carte de crédit immédiatement après la transaction

Un organisme peut fournir des fonds pour acheter des articles ou participer à des sorties communautaires lorsque la personne n’a pas de revenu. Il ne s’agit pas d’avancer des fonds, car on ne s’attend pas à ce que la personne rembourse l’agence. Si un organisme fournit des fonds à une personne sans revenu, les fonds pour les dépenses personnelles ne peuvent pas être remboursés si la personne devient admissible plus tard aux prestations. 

Des procédures peuvent être élaborées pour permettre au personnel d’avoir accès à de petites sommes d’allocations personnelles lorsque le personnel qui a accès au coffre-fort n’est pas en service. Une façon est d’utiliser un système de sous-registre. 

Les sous-registres sont recommandés comme meilleure pratique pour les raisons suivantes :

• L’argent comptant en dehors des zones sécurisées sera minimisé
• Il assure la responsabilisation à l’égard des fonds
• Les gens peuvent accéder à leur argent en cas de besoin 

Exemple - Sous-registres

Cet exemple décrit les procédures de sous-grand livre utilisées par un fournisseur.

Les feuilles du grand livre sont sécurisées et les fonds sont conservés dans un coffre-fort. Le fournisseur désigne un gestionnaire de grand livre qui a accès au grand livre et en toute sécurité. Un cogestionnaire du grand livre peut être désigné comme remplaçant pour couvrir lorsque le gestionnaire désigné n’est pas en service. Un rapprochement complet des grands livres et de la trésorerie doit être fait avant que la responsabilité puisse passer du gestionnaire au cogestionnaire. 

Si des fonds sont nécessaires alors qu’il n’y a pas d’accès au coffre-fort, de petites sommes peuvent être remises à l’avance à un autre membre du personnel responsable et sécurisées à l’intérieur de la résidence lorsque les sorties sont terminées. Le membre du personnel signe la feuille du grand livre et les fonds sont placés dans une enveloppe du sous-grand livre indiquant l’objet des fonds. Le membre du personnel doit documenter la façon dont tout l’argent est dépensé et fournir des reçus. Les fonds et le sous-grand livre sont sécurisés lorsque le personnel n’est pas avec la personne ou ne magasine pas en son nom.  S’il y a un but précis pour l’argent comptant, le membre du personnel responsable doit magasiner et retourner les reçus et les changer au gestionnaire du grand livre dans les sept (7) jours. Si plus d’argent est demandé pour la même personne, le membre du personnel doit remettre le sous-grand livre avant que les fonds supplémentaires ne soient accordés.

Chaque fois qu’un membre du personnel transfère les fonds d’une personne à un autre membre du personnel, il doit y avoir une entrée dans le grand livre. 

Le fournisseur a plusieurs politiques qui aident à protéger l’argent:

• Le personnel n’est pas autorisé à transférer ou à prêter de l’argent du compte d’une personne à celui d’une autre 
• Les prêts provenant de fonds d’allocations personnelles au personnel sont interdits
• Le personnel n’est pas autorisé à dépenser ses propres fonds et à être remboursé ultérieurement
• Le regroupement du personnel et des fonds individuels n’est pas autorisé; les fonds de chaque personne sont conservés séparément
• Le gestionnaire de grand livre peut auditer les sous-registres à tout moment

Comme l’allocation personnelle a un impact sur la qualité de vie d’une personne, l’abus est punissable par la loi. La mauvaise gestion de l’allocation personnelle peut être un délit de classe A. Les sanctions civiles et pénales comprennent :

• Jusqu’à 2 ans de prison
• Amende de 10 000 $
• Jugements jusqu’à deux fois le montant mal utilisé