Obligation de soumettre

Comment détermine-t-on qu’une organisation est un fournisseur couvert?

Afin de déterminer si une organisation est un fournisseur couvert, veuillez consulter la section Détermination du site Web. Le guide étape par étape peut être utilisé pour compléter la détermination. Veuillez également noter qu’une discussion sur la détermination du statut de fournisseur couvert est fournie dans la section A du document d’orientation.

Si mon organisation n’est pas un fournisseur couvert par le règlement EO38, est-elle tenue de soumettre un formulaire de divulgation ou un autre dépôt sur le site Web de l’EO38?

Non. Les organisations qui ne sont pas des fournisseurs couverts ne sont pas tenues de déposer des documents concernant EO38. Il est toutefois suggéré que les entités recevant des fonds de l’État ou des paiements autorisés par l’État considèrent la section Détermination accessible à partir du site Web de l’OT 38 pour déterminer si elles sont ou non des fournisseurs couverts, et conservent des copies des documents PDF dans leurs dossiers à produire en cas d’examen ou d’audit futur.

Un fournisseur visé qui a soumis une demande de dispense avant de soumettre son formulaire de divulgation peut-il modifier et soumettre à nouveau sa demande de dispense en même temps qu’il soumet un formulaire de divulgation en temps opportun?

Oui. Il n’y a aucune restriction ou interdiction quant à la capacité d’un fournisseur couvert de modifier et de soumettre à nouveau une demande de dérogation, à condition que la demande modifiée soit soumise en temps opportun. Pour être opportune, la demande de renonciation modifiée doit être soumise au plus tard au moment de la soumission du formulaire de divulgation du fournisseur couvert. Les formulaires de divulgation doivent être envoyés dans les 180 jours suivant la fin de la période de déclaration couverte.

Si un fournisseur couvert reçoit un financement de plusieurs organismes d’État qui ont promulgué les règlements EO38, la soumission d’un formulaire de divulgation ou d’une demande de dérogation par l’intermédiaire du portail EO38 de l’État satisfera-t-elle à l’obligation de déposer auprès de chacun de ces organismes d’État?

Oui. Le portail Web EO38 est spécialement conçu pour offrir une expérience « à guichet unique » aux fournisseurs couverts, éliminant ainsi le besoin de soumettre plusieurs fois le même document.

Le financement de l’État pour les services de programme reçus par un organisme sans but lucratif (« organisation A ») par l’entremise d’un autre organisme sans but lucratif (« organisme B ») s’appliquerait-il probablement aux seuils de 500 000 $/30 % pour déterminer si l’organisme A est un fournisseur couvert?

Oui. Les fonds publics reçus par l’Organisation B pour la fourniture de services de programme qui sont ensuite fournis à l’Organisation A pour la fourniture de ces services de programme par l’Organisation A seraient probablement considérés comme des fonds de l’État reçus pour fournir des services de programme ainsi que des recettes dans l’État, et seraient considérés comme tels lors de la détermination du statut de fournisseur couvert de l’Organisation A et de l’Organisation B.

Dans l’affirmative, l’organisation B est-elle tenue d’être un « fournisseur couvert » pour que les fonds soient « comptabilisés » dans les limites de l’organisation A?

Non. La détermination de l’organisation A concernant le statut de fournisseur couvert ne dépend pas nécessairement du statut de fournisseur couvert de l’organisation B.

Comment les fournisseurs qui ont des contrats (dans certains cas des dizaines de contrats) avec des entités couvertes (ainsi que d’autres entités non couvertes) sauront-ils si et quand les fournisseurs pourraient être soumis à l’OT 38?

La définition de « fournisseur couvert » dans le règlement EO38 exempte expressément « [i]ndividuals ou entités fournissant principalement ou exclusivement des produits, plutôt que des services, en échange de fonds publics ou de paiements autorisés par l’État, y compris, mais sans s’y limiter, les pharmacies et les fournitures de matériel médical ». En outre, seuls les fonds de l’État ou les paiements autorisés par l’État reçus « pour rendre des services de programme » sont pris en compte lors de la détermination du statut de fournisseur couvert. Les services de programme sont les services rendus directement aux membres du public et pour leur bénéfice (et non au profit ou au profit de l’État ou de l’organisme adjudicateur). Dans le cas où un fournisseur fournit des services qui sont des services de programme, il est encouragé à discuter de la source de financement reçue avec ses entrepreneurs, afin de déterminer si le fournisseur est susceptible d’être un « fournisseur couvert » en vertu du règlement EO38. En outre, le règlement EO38 comprend l’exigence suivante : « Un fournisseur visé doit incorporer dans son entente avec un tel sous-traitant ou agent les modalités de ce règlement par référence pour exiger et faciliter la conformité. »

S’attend-on à ce que les entités visées communiquent des renseignements sur la source des fonds utilisés pour les paiements des fournisseurs à leurs fournisseurs?

Bien que l’on s’attende à ce que les fournisseurs qui reçoivent des fonds pour fournir des services de programme discutent de la source de financement avec leurs entrepreneurs à la lumière de l’EO38 et de ses règlements d’application, il n’y a pas d’exigences expresses dans le règlement de l’EO38 exigeant que les entrepreneurs indiquent leurs sources de financement spécifiques dans les contrats de sous-traitance ou d’autres accords avec les fournisseurs. Toutefois, le règlement EO38 exige que les fournisseurs visés incluent une disposition incorporant les règlements EO38 par référence dans tous les contrats avec des sous-traitants ou des agents recevant des fonds publics ou des paiements autorisés par l’État du fournisseur couvert.

Dans le cas où une consolidation de deux hôpitaux se produit par laquelle l’hôpital « acquéreur » devient le seul membre et la partie contrôlante du deuxième hôpital (déclenchant un état financier consolidé, même si les deux établissements peuvent être considérés comme distincts à d’autres fins, y compris les numéros de fournisseur, la facturation, l’autorisation d’exercer de l’article 28 de la loi sur la santé publique, les numéros d’identification fédéraux, etc.), le critère de 30 % de financement de l’État/financement autorisé par l’État s’appliquerait-il à l’entité consolidée?

Généralement, l’hôpital acquis devient une division de l’hôpital de contrôle et est répertorié comme tel sur le certificat d’exploitation. Dans une telle circonstance, le critère des 30 % de financement de l’État et de paiements autorisés par l’État s’appliquerait à l’entité consolidée dans son ensemble. Toutefois, dans la mesure où les deux installations décrites ci-dessus sont des entités juridiques distinctes, possédant des numéros de fournisseur distincts et distincts, une facturation, un permis d’exercice de l’article 28 de la Loi sur la santé publique et des numéros d’identification fédéraux, les deux installations seraient considérées comme des entités distinctes (bien que liées) aux fins de l’application des tests visant à déterminer si l’une ou l’autre serait considérée comme un fournisseur couvert en vertu du règlement EO38. Il convient également de noter que, en ce qui concerne les organisations liées, le règlement EO38 prévoit que, « dans le cas où un fournisseur couvert paie une organisation liée pour fournir des services administratifs ou de programme, les cadres couverts de l’organisation liée doivent également être considérés comme des « cadres couverts » du fournisseur couvert aux fins de la déclaration et du respect de ces règlements si plus de trente pour cent de la rémunération d’un dirigeant couvert provient de fonds publics ou Paiements autorisés par l’État reçus du fournisseur couvert.

Quoi et quand soumettre

Comment puis-je déterminer ma période de déclaration couverte (PRC)?

La période de déclaration couverte (PRC) est la période de déclaration annuelle la plus récente du fournisseur commençant le 1er juillet 2013 ou après cette date.  Dans les cas où la personne ou l’entité est tenue de soumettre un rapport annuel sur les coûts, la période de déclaration doit être la même que la période de déclaration couverte par le rapport sur les coûts.  En l’absence d’un rapport sur les coûts, la personne ou l’entité peut utiliser l’une ou l’autre des deux options pour déterminer le PRC : 1) l’année civile; ou 2) l’exercice financier de la personne ou de l’entité.  Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page 14 du Document d’orientation.

Pourquoi ne puis-je pas inscrire le 1er janvier 2013 au 31 décembre 2013 pour mon CRP?

La date d’entrée en vigueur du règlement est le 1er juillet 2013 et, par conséquent, le premier PRC pour une année civile est du 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014.  Vous n’avez pas besoin de remplir la détermination avant le 31 décembre 2014 et la divulgation ne serait pas due avant le 29 juin 2015

Où puis-je trouver une liste de ces « rapports de coûts » qui, s’il y a lieu, définiraient la « période de déclaration couverte » d’un fournisseur couvert?

La liste des « rapports de coûts » applicables aux fins de l’OE38 se trouve à l’annexe C du Document d’orientation sur l’EO38.

Pour un fournisseur couvert qui n’est pas tenu de soumettre un rapport annuel sur les coûts, quand sa période de déclaration couverte commence-t-elle?

En l’absence d’un rapport sur les coûts, la personne ou l’entité peut utiliser l’une ou l’autre des deux options pour déterminer le PRC : 1) l’année civile; ou 2) l’exercice financier de la personne ou de l’entité.  Pour de plus amples renseignements, veuillez consulter la page 14 du Document d’orientation. Par exemple, un fournisseur visé qui choisirait d’utiliser l’année civile verrait sa première période de déclaration couverte commençant le 1er janvier 2014 et se terminant le 31 décembre 2014. Un fournisseur couvert dont l’exercice financier organisationnel commence le 1er octobre et qui choisit d’utiliser son exercice financier verrait sa première période de déclaration couverte commençant le 1er octobre 2013 et se terminant le 30 septembre 2014.

Quand une demande de dérogation peut-elle être présentée?

Un fournisseur couvert peut soumettre une demande de dérogation pour une période de déclaration couverte particulière avant ou en même temps que la soumission par le fournisseur couvert d’un formulaire de divulgation en temps opportun applicable à cette période de déclaration couverte.

Si une demande de renonciation est soumise avant le dépôt du formulaire de divulgation connexe, la demande de renonciation doit-elle être soumise à nouveau au moment où le formulaire de divulgation EO 38 est soumis?

Si les informations fournies dans la demande de dérogation initiale n’ont pas changé, une nouvelle soumission de la demande de dérogation n’est pas nécessaire. Veuillez noter qu’une demande de dérogation approuvée basée sur les données projetées soumises avant le formulaire de divulgation connexe ne restera en vigueur que tant que les informations projetées sous-jacentes à la demande de dérogation initiale correspondent aux informations réelles pour la période de déclaration applicable. Dans le cas où les informations projetées sous-jacentes à une demande de dérogation précédemment approuvée ne correspondent pas aux informations réelles pour la période de déclaration applicable, un fournisseur couvert doit soumettre une demande de dérogation modifiée au moment où le formulaire de divulgation EO38 est soumis.

Si une demande de dérogation a été soumise et refusée par l’État avant le dépôt du formulaire de divulgation correspondant, le fournisseur visé peut-il soumettre une demande nouvelle et modifiée, qui diffère sensiblement de la demande initiale refusée, au moment ou avant le moment où le formulaire de divulgation EO 38 connexe est soumis?

Il n’y a aucune interdiction à la capacité d’un fournisseur visé de soumettre une demande de dérogation nouvelle et modifiée qui est sensiblement différente de la demande initiale refusée avant ou en même temps qu’il fournit la soumission en temps opportun de son formulaire de divulgation EO 38. Veuillez également noter que dans le cas où une demande de dérogation est refusée par l’État, un fournisseur couvert peut demander le réexamen de la demande de dérogation initiale en fournissant une demande écrite signée de réexamen à l’État dans les 30 jours civils suivant la date de l’avis de refus de renonciation proposé. Le fournisseur visé peut inclure des renseignements supplémentaires à l’appui de la demande de dérogation initiale dans sa demande de réexamen. La décision après réexamen peut confirmer, révoquer ou modifier le refus proposé. Cette détermination est une décision finale.

Combien de temps une demande de dérogation, si elle est approuvée par l’État, reste-t-elle en vigueur?

Une demande de dérogation, si elle est approuvée par l’État, sera effective pour la durée spécifiée dans l’avis d’approbation. Si aucune condition n’est spécifiée dans l’avis d’approbation, une demande de dérogation concernant les limitations des dépenses administratives ne sera effective que pour la durée de la période de déclaration couverte pour laquelle la dérogation a été demandée. Si aucune condition n’est spécifiée dans l’avis d’approbation, une demande de dérogation concernant les limitations de la rémunération des dirigeants sera effective jusqu’à ce que (1) la rémunération des dirigeants faisant l’objet de la renonciation augmente de plus de cinq pour cent au cours d’une année civile, ou (2) qu’un avis soit fourni par l’État mettant fin à la dérogation accordée en raison de circonstances supplémentaires pertinentes. En outre, une dérogation accordée sur la base des chiffres projetés ne sera valable que dans la mesure où les données projetées fournies dans la demande de dérogation sont véridiques et correctes par rapport aux données réelles comptabilisées à la fin de la période de déclaration couverte.

L’organisation doit-elle soumettre des documents avec le formulaire de divulgation EO 38?

Un fournisseur couvert ne sera pas tenu de soumettre des documents autres que les informations requises dans le formulaire de divulgation EO38. Il est toutefois suggéré que la documentation sous-jacente et les feuilles de travail utilisées par une organisation pour préparer son formulaire de divulgation EO38 soient conservées par cette organisation en cas d’examen ou de vérification futur.

Qui est admissible à signer l’attestation sur le formulaire de divulgation?

Toute personne dûment autorisée par l’organe directeur du fournisseur couvert à signer et à soumettre des documents et des contrats contraignants au nom du fournisseur couvert peut signer l’attestation sur le formulaire de divulgation au nom du fournisseur couvert.

Qui est admissible à signer l’attestation sur le formulaire de demande de dispense?

Toute personne dûment autorisée par l’organe directeur du fournisseur couvert à signer et à soumettre des documents et des contrats contraignants au nom du fournisseur couvert est autorisée à signer l’attestation sur le formulaire de divulgation au nom du fournisseur couvert.

Existe-t-il un lien vers des définitions telles que « frais administratifs », « cadre couvert », « fournisseur couvert » et « rémunération des dirigeants »?

Oui. Le document d’orientation sur l’EO38 fournit des définitions pour les termes clés qui se trouvent dans le règlement sur l’EO38.

Enquêtes sur la rémunération

Quel type d’enquêtes sur la rémunération peut être utilisé par les fournisseurs couverts?

Pour déterminer si la rémunération d’un dirigeant couvert est « supérieure au 75e centile de cette rémunération accordée à des cadres comparables dans d’autres fournisseurs de la même taille et dans la même zone géographique », un fournisseur visé doit utiliser une enquête sur la rémunération « identifiée, fournie ou reconnue par » l’État aux fins de l’EO38. De plus, le règlement EO38 exige également, en partie et entre autres, que la rémunération de la haute direction d’un fournisseur visé versée à un dirigeant couvert de plus de 199 000 $ par année soit examinée et approuvée par un processus comprenant « une évaluation des données de comparabilité appropriées ». Pour déterminer si « une évaluation des données de comparabilité appropriées » a été utilisée au moment de l’examen de la rémunération des dirigeants, un fournisseur visé devrait déterminer si les données utilisées au cours de l’examen ont essentiellement tenu compte des 17 facteurs de comparabilité énumérés à la page 42 du document d’orientation en ligne sur l’EO38.

Comment un fournisseur couvert peut-il déterminer si son enquête sur la rémunération est « identifiée, fournie ou reconnue » par l’État, comme l’exige le règlement EO 38?

Veuillez consulter le document intitulé Options d’enquête EO38.

Calcul de la rémunération des cadres supérieurs

La rémunération des dirigeants comprend-elle la rémunération provenant de sources autres que les fonds publics et les paiements autorisés par l’État?

Oui. La rémunération des cadres supérieurs ne se limite pas à l’indemnisation provenant de fonds publics et de paiements autorisés par l’État. Bien que des exemptions soient prévues dans la définition de « rémunération des cadres » du Règlement EO38 pour certaines catégories particulières de rémunération, la rémunération des dirigeants peut inclure le financement provenant de toutes les sources.

Dans la mesure où les distributions aux actionnaires des sociétés « S » ne sont pas considérées comme des paiements compensatoires ou garantis, ces paiements sont-ils exclus du plafond de la direction?

Dans la mesure où de telles distributions n’ont pas été effectuées pour des services rendus (ce qui signifie qu’elles ne sont pas fournies en contrepartie de services rendus ou que les actions sous-jacentes auxquelles les distributions se rapportent n’ont pas été fournies en échange de services rendus), elles ne seraient pas prises en compte dans le calcul de la « rémunération des dirigeants » conformément à la réglementation relative à l’EO38. La détermination de la question de savoir si une distribution est considérée comme un paiement compensatoire dépend de l’examen des faits et des circonstances spécifiques entourant la distribution.

Comment un fournisseur couvert détermine-t-il si une distribution ou un dividende à un actionnaire est effectué à partir des « bénéfices de la période de déclaration en cours » si le fournisseur a à la fois des bénéfices courants et accumulés?

Afin de déterminer si les distributions ou les dividendes proviennent des bénéfices déclarés au cours de la période en cours, les distributions/dividendes sont considérés comme provenant d’abord des bénéfices courants. Ceux qui dépassent les bénéfices courants seront réputés provenir des bénéfices ou des capitaux propres de l’année précédente.

Un exploitant d’établissement de soins infirmiers qualifiés à but lucratif peut-il prendre des distributions spécifiquement pour payer des impôts et ne pas les faire compter comme rémunération brute dans la feuille de calcul de la rémunération des cadres supérieurs?

Les distributions reçues par un dirigeant aux fins du paiement des impôts devraient être comptées comme une rémunération dans la mesure où ces distributions concernent des services rendus au cours de la période de déclaration et sont dérivées des revenus du fournisseur visé au cours de la période de déclaration.

La définition de « rémunération des dirigeants » englobe-t-elle toutes les distributions et tous les dividendes versés à un dirigeant visé, y compris ceux qui sont considérés comme un rendement des capitaux propres, ou seulement les dividendes et les distributions qui sont réputés être une rémunération pour les services rendus par un dirigeant visé?

La « rémunération des dirigeants » englobe toutes les distributions et tous les dividendes qui sont versés à un dirigeant couvert pour les services rendus, ce qui comprendrait les distributions et les dividendes liés aux actions ou aux capitaux propres fournis au dirigeant pour les services rendus. Les distributions et les dividendes liés aux actions/capitaux propres détenus par un dirigeant couvert obtenus par le biais de l’achat ou de l’investissement sur le marché libre ou sans lien de dépendance du dirigeant ne seraient pas pris en compte dans le calcul de la rémunération des dirigeants. En outre, lorsqu’un intérêt sur les bénéfices est donné à un dirigeant, mais qu’une partie seulement de celui-ci était en échange de services rendus, la partie de la répartition des bénéfices découlant d’un accord entre le dirigeant et l’entité visée pour fournir une rémunération pour les services rendus serait prise en compte dans le calcul de la rémunération des dirigeants.

Lorsqu’un intérêt compensatoire sur les bénéfices donné à un dirigeant couvert au cours d’une année antérieure pour des services rendus au cours de cette année génère des bénéfices supplémentaires au cours d’une année ultérieure, ces allocations de bénéfices de la dernière année devraient-elles également être considérées comme une « rémunération des dirigeants »?

La définition de « rémunération des cadres » qui figure dans le règlement de l’EO38 comprend « les paiements ou avantages versés directement ou indirectement à un dirigeant visé, y compris [...] les distributions à un actionnaire/associé à partir des bénéfices de la période de déclaration en cours ... pour les services rendus au cours de cette période de déclaration. » Les bénéfices supplémentaires générés au cours des années ultérieures à partir d’un intérêt compensatoire donné au cours d’une année antérieure pour des services rendus au cours de cette année précédente ne seraient probablement pas inclus dans le calcul de la rémunération des dirigeants de l’année suivante, car ces paiements ne seraient pas considérés comme une rémunération « pour les services rendus au cours de la période de déclaration [en cours] ». Veuillez noter que, dans le cas où un fournisseur couvert attend une période de déclaration ultérieure pour fournir à un dirigeant couvert des distributions provenant des revenus d’une période de déclaration couverte antérieure pour les services rendus par le dirigeant couvert au cours de cette période de déclaration couverte antérieure, il incomberait au fournisseur couvert de modifier son formulaire de divulgation pour cette période de déclaration couverte antérieure (s’il a déjà été soumis) afin d’inclure ces montants dans le calcul de la rémunération des dirigeants pour qui couvrait l’exécutif.

Existe-t-il une méthodologie suggérée qui devrait être utilisée par une entité visée organisée en société de personnes, LLC ou société « S » pour distinguer les dividendes et les distributions réputés être un rendement des capitaux propres de ceux considérés comme une rémunération pour les services rendus?

Il est suggéré que l’entité visée détermine si les capitaux propres dont découle le dividende ou la distribution ont été fournis à l’exécutif par l’entité visée pour des services rendus au cours de la période de déclaration couverte (qui seraient inclus dans la rémunération des dirigeants) ou s’ils résultaient d’un achat ou d’un investissement sur le marché libre ou sans lien de dépendance par le dirigeant dans l’entité visée (qui ne serait pas inclus dans le calcul de la rémunération des dirigeants). En outre, les dividendes ou les distributions provenant des capitaux propres détenus par le dirigeant résultant d’un avantage fourni par l’entité visée à ses autres employés en général (tel qu’un régime d’actions des employés [ESOP] mis à la disposition générale) ne seraient pas inclus dans le calcul de la rémunération des dirigeants.

La rémunération déclarée sur le formulaire K-1 de l’IRS est-elle exclue ou traitée différemment selon la définition de « rémunération des dirigeants » dans le règlement EO38?

L’annexe K-1 est un document fiscal fédéral utilisé pour déclarer les revenus ou les pertes des associés d’une entreprise ou des actionnaires d’une société « S ». Plutôt que d’être un résumé financier pour l’ensemble du groupe, le document de l’annexe K-1 est préparé pour chaque associé ou actionnaire individuellement. Bien qu’ils ne soient pas produits auprès d’un associé individuel ou de la déclaration de revenus d’un actionnaire, les renseignements financiers figurant à l’annexe K-1 sont envoyés à l’IRS avec un formulaire 1120S ou un formulaire 1065. Dans la mesure où un montant déclaré à l’annexe K-1 fédérale concerne des services rendus au cours de la période visée par le rapport, il ne serait pas exclu de la définition de « rémunération des cadres supérieurs » en vertu du règlement sur l’EO38.

Veuillez indiquer comment le règlement traite les paiements qui sont versés à un dirigeant couvert pour rembourser au dirigeant les impôts sur le revenu encourus en raison des bénéfices non répartis d’un dirigeant couvert. Par exemple, si une entité couverte a des bénéfices non répartis de 750 000 $, ces bénéfices non répartis peuvent entraîner une obligation fiscale fédérale et étatique pour un dirigeant couvert (qui est le seul propriétaire de l’entité couverte) d’un montant supérieur à 250 000 $. Si l’entité visée rembourse au dirigeant visé un montant égal à cette obligation fiscale, le paiement du remboursement d’impôt sera-t-il considéré comme une « rémunération de la direction » en vertu du règlement EO38?

Les distributions/dividendes à un actionnaire pour payer une obligation fiscale sont inclus dans la rémunération des dirigeants s’il est déterminé que le paiement est pour des services rendus. 

Les avantages qui s’accumulent, mais qui sont sujets à confiscation (par exemple, lorsqu’un dirigeant reçoit une rémunération différée assujettie à un calendrier d’acquisition fondé sur la permanence), sont-ils comptés comme une rémunération des dirigeants?

Oui. Le règlement EO38 prévoit ce qui suit : « En ce qui concerne les cotisations de l’employeur aux régimes de retraite et de rémunération différée qui ne sont pas conformes à ceux fournis aux autres employés, la rémunération des dirigeants est réputée inclure uniquement les montants cotisés ou accumulés au cours de la période de déclaration pour l’avantage ou l’avantage prévu du dirigeant visé... » L’objectif de cette disposition est d’inclure dans le calcul de la rémunération des dirigeants uniquement les montants versés ou accumulés au cours de la période de déclaration, même s’ils sont susceptibles d’être confisqués, et d’éviter le double comptage en excluant les cotisations et les charges à payer de l’exercice précédent.

Une société à but lucratif « S » de New York qui est un « fournisseur couvert » verse-t-elle à un « dirigeant couvert » un salaire pour les services rendus par cette personne inférieure ou égale à 199 000 $ en utilisant des « fonds d’État » et émet des dividendes, également en utilisant des « fonds d’État », à cette personne si elle est également actionnaire de la société (à condition que les dividendes ne soient ni (a) compensatoires ni garantis, ni b) en échange de services rendus par cet actionnaire) et lorsque, collectivement, le salaire pour les services rendus plus les dividendes dépassera 199 000 $?

Un fournisseur couvert peut verser un tel salaire et effectuer une telle distribution de bénéfices ou de dividendes à l’actionnaire et rester en dessous du seuil de 199 000 $ des fonds d’État pour la rémunération des dirigeants, à condition que la distribution/dividende ne soit pas pour des services rendus au cours de la période de référence en cours.

La réponse à la question ci-dessus change-t-elle si le « fournisseur visé » est une société à responsabilité limitée, une société de personnes, une société « C » ou toute autre forme de société?

Bien que la terminologie utilisée pour le type de paiements effectués par les entités (autres que le salaire) diffère quelque peu, la règle est la même pour tous. Les distributions/dividendes ou autres paiements ne sont pas inclus dans la rémunération des dirigeants, à condition qu’ils ne soient pas effectués pour des services rendus par l’actionnaire au cours de la période de déclaration de l’entité.

Limites de la rémunération des cadres supérieurs

Est-il interdit à un fournisseur couvert de verser une rémunération aux dirigeants d’un montant supérieur à 199 000 $ par année, quelle que soit la source des fonds utilisés pour payer le dirigeant couvert?

À moins qu’une dérogation n’ait été accordée, il est interdit à un fournisseur couvert d’utiliser plus de 199 000 $ de fonds publics et/ou de paiements autorisés par l’État pour verser une rémunération exécutive à un dirigeant couvert. Un fournisseur couvert peut utiliser d’autres sources de financement ou une combinaison de sources de financement étatiques et non étatiques pour fournir une rémunération des dirigeants d’un montant total supérieur à 199 000 dollars par an, à condition que les facteurs fournis dans la partie « Limites de la rémunération des dirigeants » de la réglementation relative à l’EO38 soient satisfaits ou qu’une dérogation ait été accordée par l’État.

Un fournisseur couvert est-il autorisé à utiliser plus de 199 000 $ de fonds publics ou de paiements autorisés par l’État pour payer un dirigeant couvert, si l’utilisation de ces fonds répondrait autrement aux exigences du paragraphe b) de la section « Limites de la rémunération des dirigeants » du règlement EO38 (pour des exemples, voir 10 NYCRR § 1002.3 [b] et 19 NYCRR § 144.5 [b])?

Non, à moins qu’une dérogation n’ait été accordée, il est interdit à un fournisseur couvert d’utiliser plus de 199 000 $ de fonds publics et/ou de paiements autorisés par l’État pour verser une rémunération exécutive à un dirigeant couvert.

Si la rémunération des dirigeants d’un dirigeant visé satisfait satisfait à l’exigence selon laquelle elle a été « examinée et approuvée par le conseil d’administration du fournisseur visé ou un organe directeur équivalent (si un tel conseil ou organisme existe), y compris au moins deux administrateurs indépendants [...] [et cet examen comprenait] une évaluation des données de comparabilité appropriées », la rémunération des dirigeants peut-elle alors dépasser le 75e centile?

À moins qu’une dérogation ne soit accordée par l’État, la rémunération des dirigeants accordée par un fournisseur couvert à un dirigeant couvert au-delà de 199 000 $ par an ne peut être « supérieure au 75e centile de cette rémunération accordée à des cadres comparables dans d’autres fournisseurs de même taille et dans le même secteur de services de programme et la même région géographique ou dans une zone géographique comparable établie par une enquête sur la rémunération identifiée, fournis ou reconnus par [l’État].

Si un exploitant de maison de soins infirmiers à but lucratif possède quatre maisons de soins infirmiers (entités juridiques distinctes dans différents endroits, liées par la propriété commune, dont chacune serait considérée indépendamment comme un « fournisseur couvert » en vertu du règlement EO38) et reçoit un salaire de 400 000 $ d’une société de gestion qui reçoit des revenus des quatre maisons de soins infirmiers / entités couvertes appartenant à l’exploitant, Cette rémunération serait-elle assujettie aux limites de la rémunération des cadres supérieurs du Règlement sur l’EO38?

Si la société de gestion est une organisation liée et que plus de 30% de la rémunération de l’opérateur provient de fonds publics ou de paiements autorisés par l’État reçus de l’un des fournisseurs de maisons de soins infirmiers couverts, l’opérateur serait considéré comme un dirigeant couvert de cette maison de soins infirmiers couverte aux fins de l’application de la réglementation EO38. De plus, le règlement EO38 définit un « cadre couvert », en partie, comme « un administrateur, un fiduciaire, un associé directeur ou un dirigeant rémunéré dont le salaire et/ou les avantages sociaux, en tout ou en partie, sont des dépenses administratives, et tout employé clé dont le salaire et/ou les avantages sociaux, en tout ou en partie, sont des dépenses administratives et dont la rémunération des dirigeants au cours de la période visée par le rapport a dépassé 199 000 $ ». La « rémunération des dirigeants » comprend les avantages en espèces et hors trésorerie, tels que décrits dans le règlement EO38, accordés « directement ou indirectement » à un dirigeant couvert par un fournisseur couvert. Par conséquent, si l’exploitant est un administrateur, un fiduciaire, un associé directeur, un dirigeant ou un employé clé rémunéré recevant des avantages en espèces et hors trésorerie de plus de 199 000 $, directement ou « indirectement » (par exemple par l’entremise d’une société de gestion) de l’un des quatre foyers de soins, l’exploitant serait considéré comme un dirigeant couvert de cette maison de soins infirmiers.

Un PDG d’organisme à but non lucratif supervise une maison de soins infirmiers et deux établissements de vie assistée, dont chacun se qualifie indépendamment en tant que fournisseur couvert en vertu de la réglementation EO38 et dont aucun n’est une organisation liée. Le chef de la direction reçoit une rémunération totalisant 300 000 $ par année en vertu d’une entente de partage des dépenses entre les trois installations pour payer le salaire du chef de la direction tel que réparti entre les installations en fonction du temps passé réel. Le salaire du chef de la direction est-il réparti pour chaque fournisseur couvert lors de l’application des règles de rémunération des dirigeants?

Selon les faits présentés ci-dessus, chaque fournisseur visé devrait évaluer le montant de la rémunération des dirigeants qu’il verse au chef de la direction par l’entremise de l’entente de services partagés et la source de ces fonds. En fonction du niveau de rémunération et de la source de ce financement, chaque fournisseur couvert déterminerait alors de manière indépendante si le chef de la direction serait admissible à titre de dirigeant visé et, dans l’affirmative, si la rémunération des dirigeants fournie respecte les limites de rémunération des dirigeants énoncées dans le règlement EO38.

Dans la mesure où un fournisseur visé est une entité étroitement détenue sans administrateurs indépendants (p. ex. propriété exclusive ou familiale), comment ce fournisseur peut-il indemniser un dirigeant de plus de 199 000 $ (mais moins que le 75e centile) sans enfreindre le règlement EO38, étant donné que le règlement semble exiger que cette rémunération soit examinée et approuvée par « deux administrateurs indépendants ou membres votants »?

Un fournisseur couvert qui dispose d’un organe directeur et fournit à un dirigeant couvert une rémunération supérieure à 199 000 dollars au cours d’une période de rapport couverte sans avoir fait examiner et approuver cette rémunération par « au moins deux administrateurs indépendants ou membres votants » serait en violation des limites de rémunération des dirigeants du règlement EO38, à moins qu’une dérogation ne soit demandée et reçue de l’État.

S’agit-il d’une violation des limites de rémunération des dirigeants du règlement EO38 pour une société à but lucratif « S » de l’État de New York qui est un « fournisseur couvert » d’effectuer des distributions supérieures à 199 000 $ à un actionnaire qui n’est pas un « dirigeant couvert » en utilisant « des fonds publics ou des paiements autorisés par l’État »?

Les limites à la rémunération des dirigeants dans le règlement EO38 ne s’appliquent qu’à la « rémunération des dirigeants » fournie par un « fournisseur couvert » à un « dirigeant couvert » tel que ces termes sont définis dans les règlements EO38 applicables. Les fonds versés à une personne qui n’est pas un « dirigeant visé » ne seraient pas assujettis aux limites de l’EO38 sur la rémunération des dirigeants. Veuillez noter, cependant, que, bien que ces distributions ne soient pas soumises aux limitations de rémunération des dirigeants du règlement EO38, cette réponse ne doit pas être interprétée comme autorisant de telles distributions comme des frais admissibles aux fonds publics ou des paiements autorisés par l’État. Pour savoir si les coûts sont admissibles, veuillez consulter directement l’organisme d’État responsable de la fourniture des fonds publics concernés ou des paiements autorisés par l’État.

S’agit-il d’une violation des limites de rémunération des dirigeants du règlement EO38 pour une société à but lucratif de l’État de New York qui est un « fournisseur couvert » d’émettre des dividendes supérieurs à 199 000 $ à un actionnaire qui n’est pas un « dirigeant couvert » en utilisant « des fonds d’État ou des paiements autorisés par l’État »?

Les limites de rémunération des dirigeants du Règlement sur l’EO38 ne s’appliquent qu’à la « rémunération des dirigeants » fournie par un « fournisseur visé » à un « dirigeant visé », tel que ces termes sont définis dans la réglementation EO38 applicable. Les fonds versés à une personne qui n’est pas un « dirigeant visé » ne seraient pas assujettis aux limites de la rémunération des cadres supérieurs du Règlement sur l’EO38. Veuillez noter, cependant, que, bien que ces distributions ne soient pas soumises aux limitations de rémunération des dirigeants du règlement EO38, cette réponse ne doit pas être interprétée comme autorisant de telles distributions comme des frais admissibles aux fonds publics ou des paiements autorisés par l’État. Pour savoir si les coûts sont admissibles, veuillez consulter directement l’organisme d’État responsable de la fourniture des fonds publics concernés ou des paiements autorisés par l’État.

Quels critères devraient être utilisés pour déterminer si un administrateur ou un membre de l’organe directeur d’un fournisseur visé est « indépendant » aux fins de la conformité à la réglementation EO38?

Si un administrateur ou un membre votant d’un fournisseur couvert satisfait aux critères d’indépendance énoncés dans les instructions de l’Internal Revenue Service (IRS) pour le formulaire 990, accessibles au public en ligne à l’adresse http://www.irs.gov/pub/irs-pdf/i990.pdf (voir pages 19 et 62), un tel administrateur ou membre votant peut être considéré comme un « administrateur indépendant ou membre votant » du fournisseur couvert aux fins de la réglementation EO38.

Limitation des dépenses administratives

Comment le bénéfice d’un fournisseur couvert est-il pris en compte aux fins des limites des dépenses administratives?

La limitation des dépenses administratives du règlement EO38 est axée sur les dépenses d’exploitation couvertes (dépenses administratives plus dépenses de services de programme) du fournisseur couvert payées avec des fonds publics ou des paiements autorisés par l’État au cours de la période couverte. Le calcul ne tient compte que des fonds publics et des paiements autorisés par l’État utilisés par le fournisseur visé au cours de la période visée pour les « dépenses de services de programme » et les « dépenses administratives », telles que définies dans le règlement EO38. La limite des frais administratifs tient compte de la répartition proportionnelle des dépenses d’exploitation couvertes d’un fournisseur couvert, et non des revenus excédentaires générés après que les dépenses ont été satisfaites.

Le bénéfice d’un fournisseur visé est-il inclus dans la définition de « dépenses d’exploitation couvertes » ou de « dépenses de services de programme » en vertu du règlement EO38?

Aux fins des limites imposées par le règlement EO38 sur les dépenses administratives, les « dépenses d’exploitation couvertes » et les « dépenses de services de programme » se rapportent aux dépenses payées par le fournisseur couvert au moyen de fonds publics et de paiements autorisés par l’État au cours de la période couverte.

FAQ sur EO38 précédemment publiée

Comment puis-je savoir si je suis un fournisseur couvert et tenu de me conformer à l’OT #38?

Afin de déterminer si une organisation est un fournisseur couvert, veuillez consulter la section Détermination du site Web.  Le guide étape par étape peut être utilisé pour compléter la détermination. Veuillez également noter qu’une discussion sur la détermination du statut de fournisseur couvert est fournie dans la section A du document d’orientation.

Quand le règlement de mise en œuvre de l’OE no 38 entrera-t-il en vigueur?

Les règlements ont été publiés comme définitifs dans le registre de l’État de New York du 29 mai 2013, avec une date d’entrée en vigueur du 1er juillet 2013. Les limites relatives à la rémunération des dirigeants et aux frais administratifs des fournisseurs couverts, telles que définies dans le règlement, entrent en vigueur le premier jour de la période de déclaration couverte respective d’un fournisseur couvert commençant le 1er juillet 2013 ou après cette date.

À quels organismes d’État les limites de la rémunération des cadres et des dépenses administratives dans l’OE #38 s’appliquent-elles?

Les organismes d’État couverts par l’OE #38 sont:

  • Agriculture et marchés (AGMKTS)
  • Département des services correctionnels et de la surveillance communautaire (DOCCS)
  • Ministère de la Santé (DOH)
  • Département d’État (DOS)
  • Division des services de justice pénale (DCJS)
  • Rénovation des maisons et des collectivités (HCR)
  • Bureau du vieillissement (NYSOFA)
  • Bureau des personnes ayant une déficience intellectuelle (OPWDD)
  • Office des services de lutte contre l'alcoolisme et les toxicomanies (OASAS)
  • Bureau des services à l’enfance et à la famille (OCFS)
  • Bureau de la santé mentale (OMH)
  • Bureau de l’aide temporaire et d’invalidité (OTDA)
  • Bureau des services aux victimes (OVS)

Si je suis un fournisseur couvert, quand dois-je déposer mon formulaire de divulgation EO #38?

Selon le règlement, le formulaire de divulgation EO #38 doit être déposé au plus tard 180 jours après le dernier jour de la période de déclaration couverte d’un fournisseur couvert, tel que défini dans le règlement.

Si je suis un fournisseur couvert, quand dois-je déposer des demandes de dérogation aux exigences du règlement?

Les demandes de dispense doivent être déposées au plus tard en même temps que le formulaire de divulgation EO #38, qui doit être déposé au plus tard 180 jours après le dernier jour de la période de déclaration couverte, tel que défini dans le règlement.

Si je ne peux pas déterminer si je suis un fournisseur couvert avant la fin de la période de déclaration couverte, puis-je quand même demander une dérogation?

Oui. Les fournisseurs qui prévoient être des fournisseurs couverts peuvent déposer une demande de dérogation aux exigences de la réglementation EO38 avant le dernier jour de leur période de déclaration couverte prévue. Les demandes de dispense soumises avant la fin de la période de déclaration couverte doivent être fondées sur des attentes raisonnables quant à l’applicabilité du règlement au fournisseur et sur des projections raisonnables concernant les dépenses administratives prévues et la rémunération des dirigeants. Dans le cas où une telle demande de dérogation est accordée par l’État, une demande de dérogation modifiée doit également être soumise au moment où le formulaire de divulgation de l’OT no 38 connexe est soumis si les informations réelles à ce moment-là diffèrent des informations projetées précédemment soumises sur la demande de dérogation. Les dérogations accordées sur la base des chiffres projetés ne seront valables que dans la mesure où les données projetées fournies dans la demande de dérogation sont véridiques et correctes par rapport aux données réelles comptabilisées à la fin de la période de déclaration couverte.

Que se passe-t-il si un fournisseur couvert n’est pas en mesure de se permettre ou de se procurer une enquête sur la rémunération?

Veuillez consulter le document intitulé Options d’enquête EO38.

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