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Loi sur la liberté d'information de l'État de New York (FOIL)

Loi sur la liberté d'information de l'État de New York (FOIL)

Vue d'ensemble

La loi sur la liberté d'information ("FOIL"), Article 6 (sections 84-90) de la loi sur les fonctionnaires de l'État de New York, donne au public le droit d'accéder aux documents conservés par les agences gouvernementales, à quelques exceptions près. 

Le terme "document" désigne toute information conservée, détenue, classée, produite ou reproduite par, avec ou pour cette agence, sous quelque forme physique que ce soit, y compris, mais sans s'y limiter, les rapports, les déclarations, les examens, les mémorandums, les avis, les dossiers, les livres, les manuels, les brochures, les formulaires, les papiers, les dessins, les cartes, les photos, les lettres, les microfilms, les bandes ou disques informatiques, les règles, les règlements ou les codes.

Faire une demande de FOIL

 

Soumettre une demande de liberté d'information en ligne

Envoyez par courrier une demande écrite à :
Records Access Officer
New York State Office for People With Developmental Disabilities
44 Holland Avenue
Albany, NY 12229

Faxez une demande écrite à : (518) 474-7382

Soumettre une demande de dossiers en personne:

Informations sur l'emplacement/Instructions: Nos bureaux principaux sont situés au 44 Holland Avenue, Albany, New York 12229. En entrant dans l'entrée principale du bâtiment, informez le personnel de sécurité que vous souhaitez demander des documents. Le personnel de sécurité prendra votre formulaire de demande et en informera le bureau d'accès aux documents. Veuillez noter que les dossiers doivent être examinés avant d'être divulgués. Par conséquent, les documents et les dossiers ne seront pas immédiatement disponibles.

Processus FOIL

Dans un délai de cinq (5) jours ouvrables à compter de la réception d'une demande écrite d'accès à un document raisonnablement décrit, nous vous enverrons une lettre soit pour vous permettre d'accéder à ce document, soit pour rejeter cette demande par écrit, soit pour vous fournir un accusé de réception écrit de cette demande. Si vous n'avez pas reçu de lettre dans les cinq jours ouvrables, veuillez nous contacter au (518) 474-7700 ou à [email protected].

Une lettre d'accusé de réception vous fournira une estimation de la date à laquelle les documents que vous demandez seront disponibles, qui sera raisonnable compte tenu des circonstances de la demande. Cette date est déterminée par le nombre de documents que vous demandez, leur format, leur disponibilité, le temps nécessaire pour expurger toute information qui ne peut être divulguée en vertu de la loi FOIL, le temps nécessaire pour rassembler les documents et d'autres facteurs.

Si les documents que vous demandez nécessitent le paiement de frais, vous en serez informé avant que les documents ne vous soient communiqués. À moins qu'une redevance différente ne soit prescrite par la loi, l'article 87(1) de la Public Officers Law autorise une agence à facturer une redevance de 25¢ par copie pour les copies de documents jusqu'à 9 "x 14", ou le coût réel de la reproduction d'un document. En déterminant le coût réel de la production d'un document, une agence ne peut inclure que :

  • un montant égal au salaire horaire attribué à l'employé de l'agence le moins bien rémunéré qui possède les compétences nécessaires pour préparer le(s) document(s) demandé(s), si au moins deux heures de travail de l'employé de l'agence sont nécessaires pour préparer une copie du(des) document(s) demandé(s) ;
  • le coût réel des dispositifs ou supports de stockage fournis à la personne qui fait la demande pour donner suite à cette demande ; et,
  • le coût réel, pour l'agence, de l'engagement d'un service professionnel extérieur pour préparer une copie d'un document, mais uniquement lorsque l'équipement informatique de l'agence est inadéquat pour préparer une copie, si ce service est utilisé pour préparer la copie.

Une fois les documents demandés préparés, vous pouvez recevoir les documents par courrier électronique, télécopie, papier, CD/DVD ou USB. Les dossiers peuvent être consultés, sur rendez-vous, les jours ouvrables entre 9 h et 16 h au Records Access Office, 44 Holland Avenue, Albany, NY 12229. Vous pouvez prendre rendez-vous pour une inspection en personne des dossiers en appelant le (518) 474-7700.

Liste des sujets traités

Voici une liste à jour des documents, par sujet, qui sont conservés par cette agence. Certains de ces documents peuvent être exemptés de toute divulgation en vertu de la loi sur la liberté d'information.

Droit d'appel

En vertu des dispositions de la loi sur les fonctionnaires, vous pouvez faire appel d'une décision relative à la liberté d'information. Si vous souhaitez introduire un tel recours, vous devez le faire dans les 30 jours suivant la réponse écrite à votre demande de liberté d'information. Veuillez joindre à votre lettre d'appel une copie de la demande originale de documents et une copie de la lettre de réponse FOIL que vous avez reçue : FOIL Appeals Officer Office of Counsel NYS OPWDD 44 Holland Avenue Albany, NY 12229 Ou par fax : (518) 474-7382 ou par e-mail : [email protected]

Vous serez informé par écrit de la décision dans les dix jours ouvrables suivant la réception de l'appel. Veuillez indiquer le numéro de demande FOIL lors de toute correspondance à ce sujet.

Conseils utiles

Pour de plus amples renseignements sur le FOIL, veuillez consulter le site Web du ComitéNew York State sur le gouvernement ouvert.

Lors de l’envoi d’une demande FOIL :

  • Soyez aussi précis que possible dans la description des documents demandés. Incluez les dates, noms, descriptions, etc. pertinents. Voir , langage suggéré pour une demande FOIL de la Commission pour un gouvernement ouvert.
  • Précisez si vous souhaitez consulter les dossiers ou vous faire envoyer des copies des dossiers.
  • Si les dossiers sont disponibles, précisez comment vous souhaitez qu'ils soient envoyés, c'est-à-dire par courrier américain, par courriel ou par télécopie. Nous pouvons choisir d'envoyer les dossiers par courrier américain, si vous avez demandé un grand nombre de dossiers, pour des raisons de sécurité ou d'autres raisons importantes. Nous vous informerons de tous les frais de reproduction de ces dossiers avant qu'ils ne vous soient envoyés.
  • Indiquez votre adresse électronique, votre adresse postale et votre numéro de télécopieur, ainsi qu'un numéro de téléphone où l'on peut vous joindre pendant les heures de bureau, s'il est nécessaire de clarifier votre demande.
  • Veuillez garder à l'esprit que l'OPWDD n'est pas tenu de créer un nouveau dossier en réponse aux demandes de FOIL et n'est pas tenu de fournir des informations en réponse aux questions qui nécessitent une analyse des informations.
  • Pour demander VOS dossiers : Lisez le résumé de OPWDD concernant vos droits à la vie privée.

 

Pourquoi l'accès à un dossier peut-il vous être refusé ?
Certains documents, ou parties de documents, ne sont pas disponibles en vertu de la loi FOIL. Il s'agit notamment de :

  • Les dossiers cliniques conservés par l'OPWDD qui se rapportent aux soins et au traitement des personnes ayant une déficience intellectuelle. Ces dossiers, ainsi que tous les autres dossiers qui tendent à identifier les personnes qui demandent ou reçoivent des services par l'intermédiaire de l'OPWDD, sont confidentiels conformément à la section 33.13 de la loi sur l'hygiène mentale de l'État de New York et à la règle fédérale HIPAA sur la confidentialité. Ces dossiers ne sont pas disponibles en vertu de la loi sur la liberté d'information parce qu'ils sont spécifiquement exemptés de divulgation en vertu d'une loi de l'État ou fédérale (voir la section 87(2)(a) de la loi sur les fonctionnaires publics) ;
  • Autres documents spécifiquement exemptés de divulgation en vertu d'une loi de l'État ou d'une loi fédérale (voir la section 87(2)(a) du Public Officer's Law) ;
  • Les documents, s'ils étaient divulgués, constitueraient une atteinte injustifiée à la vie privée (voir l'article 87(2)(b) de la loi sur les fonctionnaires publics) ;
  • Les documents qui sont des documents inter-agences ou intra-agences qui ne sont pas des tabulations ou des données statistiques ou factuelles, des instructions au personnel qui touchent le public ou qui sont des politiques ou des déterminations finales de l'agence, sont des vérifications externes, y compris les vérifications effectuées par le contrôleur et le gouvernement fédéral ou des codes informatiques (voir la section 87(2)(g) de la Loi sur les fonctionnaires publics) ; ou
  • Les documents, s'ils étaient divulgués, porteraient atteinte à des contrats ou à des positions de négociation collective actuels ou imminents (voir Public Officer's Law section 87(2)(c)).
  • Si votre demande de dossiers est refusée en tout ou en partie, vous serez informé de la raison par écrit et de votre droit de faire appel de ce refus.