Livres

L’organisme responsable de la gestion de l’allocation personnelle doit tenir un grand livre (ou son équivalent) pour enregistrer toutes les transactions. Le grand livre doit indiquer correctement tous les dépôts, retraits, transferts, dépenses et intérêts et doit inclure une brève description de chaque transaction. Le solde du grand livre doit toujours correspondre au total de la trésorerie et des équivalents de trésorerie de la résidence. 

Parfois, il y a plus d’un grand livre pour une personne. L’agence peut tenir un grand livre pour enregistrer les opérations de prestations et d’allocations personnelles, et la résidence peut en conserver un autre pour enregistrer les transactions pour l’argent en main. La personne devrait inscrire ses premières inscriptions dans le grand livre résidentiel au moment de la transaction, ou dans un dossier joint au PEP au moins une fois par mois, à moins que le PEP n’indique qu’elle ne peut pas comprendre ce que signifie le paraphe de ces dossiers.

La personne, ses parents, ses tuteurs, ses défenseurs, son bénéficiaire représentatif et les organismes payeurs de prestations doivent être en mesure d’examiner tous les registres des comptes d’allocations personnelles, y compris les grands livres, sur demande. Des copies du grand livre doivent être envoyées trimestriellement au bénéficiaire représentatif; des copies du grand livre provenant de fournisseurs non résidentiels devraient également être envoyées à la résidence tous les trimestres.

Si l’organisme gère de l’argent pour plusieurs personnes, il doit effectuer une vérification annuelle d’au moins 10 % des comptes personnels des personnes dans les foyers de soins familiaux et de 25 % des comptes personnels des personnes dans d’autres types de résidences pour lesquelles le directeur est un bénéficiaire représentatif ou pour lesquelles il manipule de l’argent. Les audits doivent démontrer la conformité à la réglementation sur les allocations personnelles.   

Registres électroniques

Certains organismes utilisent des feuilles de calcul électroniques au lieu de grands livres papier. Chaque personne a une feuille de calcul avec une page différente pour chaque mois. Des feuilles de calcul peuvent être configurées pour calculer automatiquement le solde des allocations personnelles après chaque transaction et reporter les soldes d’un mois à l’autre. Cela permet d’éliminer les erreurs mathématiques. En tapant des entrées, plutôt qu’en écrivant à la main, il est également facile pour les auditeurs de voir comment les fonds ont été dépensés. 

Lorsque le grand livre est électronique, la page du mois doit être imprimée à la fin du mois et la personne doit parapher et dater la feuille de calcul si le paraphe a un sens pour elle. Cela montre que la personne a reçu les montants reflétés sur la feuille de calcul. Alternativement, la personne peut signer un accusé de réception mensuel distinct de son approbation des transactions du grand livre conservées électroniquement. Cela peut éliminer le besoin d’imprimer le grand livre réel.

Si votre agence ne dispose pas d'un format de feuille de calcul électronique, vous pouvez contacter votre FBEAM locale pour obtenir un modèle de registre à utiliser ou utiliser le modèle de registre de soins familiaux et les instructions sur notre site web.

Recette

Des reçus sont nécessaires pour documenter les dépenses de l’allocation personnelle. Les reçus doivent correspondre aux écritures du grand livre et doivent indiquer clairement:

  • L’article ou le service acheté
  • Le montant payé
  • Le fournisseur
  • La date d’achat 

Des reçus sont exigés lorsque le personnel de l’organisme dépense des fonds d’allocation personnelle. Chaque achat doit avoir un reçu et l’article du grand livre doit avoir un numéro de référence menant aux reçus pertinents. Si un reçu n’est pas obtenu pour un achat effectué au nom d’une personne, les agences peuvent être tenues de rembourser à la personne le montant dépensé.

Des reçus sont requis pour tous les achats de groupe. Le reçu doit indiquer tous les éléments ci-dessus et indiquer le nombre de personnes dans le groupe. Il doit montrer que le montant dépensé par chaque personne est égal à son utilisation de l’achat (le montant du paiement de chaque personne pour l’achat groupé doit également être reflété dans leurs grands livres respectifs). Le grand livre de chaque personne doit être accompagné d’une copie du reçu.

Exceptions relatives aux reçus

Si un membre du personnel utilise une allocation personnelle pour acheter un article de moins de 15 $ lié aux loisirs de routine, un reçu n’est pas requis, mais le personnel doit faire une mention dans le grand livre pour cette petite dépense (p. ex., « films – nom du film – 10,50 $ »).

Les organismes peuvent exiger des reçus à leur discrétion pour tous les achats effectués par un membre du personnel. Les politiques de l’Agence peuvent être plus restrictives que les règlements; vous devriez vous référer aux procédures écrites de votre organisme pour assurer la conformité.

Lorsqu’une personne dépense ses propres fonds d’un montant conforme à son évaluation de la gestion de l’argent, les reçus ne sont pas requis. L’entrée sur le grand livre doit être « $XX.XX pour les dépenses » et la personne doit parapher l’entrée. Bien que les reçus ne soient pas requis pour les achats effectués par la personne, il est recommandé d’encourager la personne à obtenir des reçus et à les remettre à la résidence pour les conserver en lieu sûr au cas où l’article devrait être retourné ou si une preuve d’achat peut être nécessaire à d’autres fins (comme une garantie). Il est important de se rappeler que la personne ne peut pas recevoir plus d’argent qu’elle n’a été jugée capable de gérer de manière indépendante dans son MMA. 

Récompenses des détaillants

Lorsqu’un détaillant émet une récompense pour des achats qui peuvent être échangés contre de l’argent, de la marchandise ou d’autres considérations, cette récompense est la propriété exclusive de la personne qui a acheté l’article original. Les récompenses doivent être enregistrées dans le grand livre en entrant le coupon ou le numéro de certificat/ carte dans le cadre de la transaction et la récompense doit être jointe au reçu. Les coupons-récompenses, les chèques-cadeaux/cartes-cadeaux et les points ne peuvent être utilisés que par la personne qui les a gagnés. Si la personne n’utilise pas la récompense, la récompense doit être autorisée à expirer. Les récompenses non utilisées doivent rester attachées aux reçus d’achat.

Si une récompense est manquante ou perdue, le personnel de l’agence doit contacter le magasin ou le numéro sans frais de la chaîne pour déterminer si elle a été échangée. Si la récompense a été utilisée et qu’il n’y a aucune preuve que la récompense a été utilisée au profit de la personne (par exemple, indiquée sur les reçus ultérieurs), l’agence doit rembourser à la personne la valeur de la récompense. Si l’agence ne peut pas confirmer si elle a été utilisée, elle doit rembourser à la personne la valeur de la récompense.

Les vérifications des allocations personnelles devraient comprendre la vérification que toutes les récompenses ont été documentées correctement et utilisées au profit de la personne ou qu’elles ont été laissées expirer. Le personnel de l’Agence qui ne respecte pas les exigences ci-dessus est en violation directe de la responsabilité de l’OPWDD de protéger les biens personnels des personnes dont il a la charge.

Exigences comptables trimestrielles

Au moins une fois par trimestre, la comptabilité des allocations personnelles doit indiquer l’emplacement de l’argent des allocations personnelles. Il devrait détailler :

  • Montant de la trésorerie et des équivalents de trésorerie à la résidence et au programme de jour de la personne
  • Montant d’argent dans le compte appartenant à la personne 
  • Montant sur le compte bancaire de l’agence

Si la comptabilité trimestrielle fait partie du dossier global de l’organisme, la comptabilité doit indiquer l’argent des allocations personnelles séparément des autres fonds contrôlés par l’organisme.

Conservation des enregistrements

Les organismes doivent tenir des registres complets documentant toutes les transactions impliquant une allocation personnelle pendant quatre (4) ans.