Comment l’allocation personnelle est utilisée

Vue d'ensemble

Cette section aborde les différentes manières de dépenser l'allocation personnelle. Ce n'est pas une liste exhaustive. La personne peut dépenser son allocation personnelle pour de nombreux articles et services différents. Cette section a pour but de fournir quelques idées et éléments à prendre en compte. Les questions peuvent être adressées à votre service local d'aide aux prestations financières & Entitlements Assistance & Management (FBEAM).  Contactez votre bureau régional pour joindre votre FBEAM.

Divertissement et restauration au restaurant

Ce qu’une personne dépense en divertissement devrait être basé sur ses préférences. Beaucoup de gens aiment voir un film et manger au restaurant avec leurs amis. Plutôt que d’emmener tout le monde d’une résidence dans un grand groupe pour voir le même film, il est préférable que chaque personne utilise son allocation personnelle pour choisir un film spécifique qu’elle veut voir avec un ou deux amis proches. D’autres peuvent préférer un concert en direct, un spectacle de Broadway, un événement sportif ou une foire de comté.  

Considérez les opportunités qui impliquent des expériences sensorielles. Les images, les sons, les odeurs et les goûts du quartier sont un bon point de départ. Les particuliers peuvent apprécier le parfum d’un comptoir de parfums et la sensation des lotions et des crèmes des magasins de bain et du corps. Aller dans une boulangerie locale peut impliquer tous les sens. Assister à des festivals et des foires locales peut donner l’occasion d’essayer de nouveaux aliments, d’entendre de la nouvelle musique et de rencontrer de nouvelles personnes. Les voyages répétés offrent également une bonne occasion de devenir un client précieux.

Les gens peuvent vivre de nombreuses expériences sensorielles lorsqu’ils deviennent des clients réguliers dans des spas où ils peuvent profiter d’une manucure, d’un soin du visage ou d’un massage. Même ceux qui aiment leur « propre espace » peuvent apprécier la détente et le toucher doux de ces expériences. Les spas et les salons de coiffure peuvent offrir une expérience sensorielle, une interaction avec les membres de la communauté, de la détente et peuvent faire en sorte qu’une personne se sente bien dans sa peau. Recevoir des compliments sur une nouvelle coiffure ou manucure peut rendre l’expérience encore plus enrichissante. 

Pour ceux qui aiment les lumières vives, pensez à aller à l’arcade locale ou au club de danse, ou à des foires et autres événements qui offrent des feux d’artifice. L’allocation personnelle peut couvrir les frais d’entrée à ces lieux et événements. Une personne peut acheter des billets pour des films ou des spectacles qui offrent des images et des sons différents, mais l’événement doit correspondre aux intérêts et aux préférences de la personne, ainsi qu’à sa capacité à s’asseoir pendant une période prolongée. 

Les personnes qui aiment la musique peuvent assister à des concerts dans le parc ou dans des théâtres locaux et acheter de la musique pour le plaisir à la maison. Si les gens aiment regarder la télévision, recherchez quelque chose qui peut rendre leur temps de télévision plus amusant, comme une chaise spéciale, des DVD de leurs émissions préférées ou des collations spéciales pour différentes émissions. Pour quelqu’un qui aime faire de la musique, essayez d’organiser des leçons de musique dans la communauté d’un étudiant en musique ou d’un instructeur local.

Soyez créatif ! Si quelqu’un aime écouter de la musique, développez cela: essayez d’assister à un concert, à la production locale d’une comédie musicale ou à la location / à l’achat d’un instrument de musique pour découvrir d’autres façons d’explorer la musique. Quelqu’un qui aime le shopping peut profiter d’une foire artisanale locale. L’allocation personnelle peut être utilisée pour permettre à quelqu’un d’élargir ses expériences et de développer de nouveaux intérêts. Il est approprié d’utiliser l’allocation personnelle pour essayer de nouvelles choses ainsi que pour poursuivre les intérêts actuels.

Service de câblodistribution
Les agences résidentielles sont tenues de fournir un service de câblodistribution de base aux résidents. Ceci est généralement fourni dans les espaces communs, tels qu’un salon. Le coût associé à la fourniture de câbles dans un espace commun incombe à l’agence résidentielle. 

Les particuliers peuvent également demander un service de câblodistribution dans leur chambre. Dans ce cas, il convient d’utiliser les fonds de l’allocation personnelle pour payer l’augmentation des coûts du câble (s’il y en a une) associée à la prestation de services dans les chambres à coucher. Lorsqu’il y a des frais supplémentaires liés au câble dans une chambre à coucher, l’allocation personnelle peut généralement être utilisée pour payer les frais supplémentaires. Parce qu’il existe une variété de plans et de câblodistributeurs à l’échelle de l’État, ce manuel ne peut pas couvrir toutes les situations possibles. S’il n’y a pas de frais supplémentaires pour avoir le câble disponible dans une chambre, le fournisseur ne peut pas facturer à la personne pour une partie du service.

Si plusieurs personnes dans une maison demandent à partager le coût de chaînes supplémentaires, telles que des chaînes premium ou des laissez-passer sportifs, l’agence doit s’assurer qu’elles respectent les règles d’approbation préalable concernant les achats groupés. Dans ce cas, pour que les chaînes câblées premium ou les laissez-passer sportifs soient considérés comme une utilisation appropriée des fonds d’allocation personnelle, tous les critères pour les achats de groupe doivent être remplis.  Ces critères sont décrits dans la section achats groupés du présent manuel. L’agence doit être en mesure de faire une distinction claire entre les frais pour les services et les éléments qu’ils sont tenus de fournir et les frais que les particuliers paient pour le service amélioré.

Lorsqu’une personne est hospitalisée, elle peut demander un service de télévision dans sa chambre d’hôpital. Il peut s’agir d’une utilisation appropriée de l’allocation personnelle si c’est le choix de l’individu et pour son divertissement, et non à la demande du personnel. La télévision pour le divertissement n’est pas une dépense médicale, même si elle est visionnée dans une chambre d’hôpital. 

Comme pour toute dépense prévue au titre de l’allocation personnelle, le PEP devrait être révisé si nécessaire pour tenir compte d’une dépense récurrente liée au câble, le cas échéant, afin que les fonds soient disponibles pour payer les factures lorsqu’elles sont nécessaires. Pour rappel, les prestataires ne peuvent pas payer la facture et se rembourser à partir de l’allocation personnelle d’une personne; l’agence devrait plutôt établir une méthode pour mettre de côté de l’argent de l’allocation personnelle de la personne chaque mois afin que l’argent soit disponible lorsque les factures sont dues. Tout arrangement de cette nature doit impliquer la personne et les membres de l’équipe.

Restauration
L’allocation personnelle peut être utilisée pour dîner au restaurant avec des aliments et des spécialités préférés ou ethniques. L’allocation personnelle peut être utilisée pour les repas lors des achats avec des amis ou de la famille, et elle peut être utilisée pour aider les personnes qui vont au petit-déjeuner, au déjeuner ou au dîner avec leurs amis et leur famille. Les gens peuvent devenir des habitués dans un salon, un club, un café ou un café local. 

Bien que l’allocation personnelle puisse être utilisée pour les repas à l’extérieur, elle ne peut pas remplacer les trois repas et collations quotidiens que la résidence est tenue de fournir. Si la personne a besoin d’aliments spéciaux en raison de besoins nutritionnels, c’est la responsabilité de l’agence. Si la personne est censée suivre un régime hypocalorique, l’agence devrait supporter le coût de la nourriture, même s’il s’agit de repas préemballés et congelés. Si la personne n’a pas de problème de santé qui nécessite un régime alimentaire spécifique, mais aime juste un dîner congelé particulier, elle peut utiliser l’allocation personnelle pour acheter son choix de repas. La résidence devrait chercher à acheter les types d’aliments que les personnes qui y vivent aiment, mais l’allocation personnelle peut être utilisée pour des articles spéciaux qui ne seraient normalement pas achetés.

Si une personne veut dîner au restaurant et peut exprimer son désir, il est approprié pour cette personne d’utiliser l’allocation personnelle pour payer le repas. Si la personne n’est pas en mesure d’exprimer ses préférences, les principes directeurs sont ceux de la prudence et de l’intérêt supérieur de la personne. Il faut veiller à ce qu’il n’y ait pas d’utilisation inappropriée des fonds de la personne pour payer les repas au restaurant, par exemple en donnant trop de pourboires, en payant les repas des autres, en allant dans un restaurant trop cher lorsque quelqu’un a des fonds limités ou un restaurant sans options pour répondre à ses besoins alimentaires. 

L’allocation personnelle NE PEUT PAS être utilisée pour manger au restaurant lorsque la personne n’a pas le choix. Par exemple, si toutes les personnes vivant dans une résidence sortent manger une pizza en août parce qu’il fait chaud et que le personnel ne veut pas utiliser la cuisinière ou le four en raison du temps chaud, l’allocation personnelle peut ne pas être utilisée. Cependant, si les gens décident de sortir manger une pizza parce que c’est ce qu’ils veulent manger pour le dîner et que le personnel est prêt à fournir un repas à la maison, alors l’allocation personnelle peut être utilisée. 

Les utilisations inappropriées sont les suivantes :

  • Dîner au restaurant uniquement pour la facilité du personnel  
  • Dépenser les fonds de la personne de manière inégale (par exemple, Carlos paie un supplément pour couvrir les coûts du repas de Sam)
  • Rembourser au personnel l’argent prêté à une personne pour couvrir le coût de son repas (il est interdit au personnel de prêter de l’argent à des particuliers) 
  • Dépenser une allocation personnelle pour de la nourriture ou des repas au restaurant que la personne n’a pas choisis
  • Dépenser une allocation personnelle en nourriture nécessaire pour répondre aux besoins nutritionnels ou diététiques d’une personne

Parties
L’allocation personnelle peut être utilisée pour organiser une fête si la personne en tire un avantage. L’individu doit profiter des fêtes, inviter les personnes de son choix et la nourriture, les divertissements, le lieu et les décorations doivent refléter ses préférences. L’allocation personnelle peut être utilisée pour acheter de la nourriture pour la personne et ses invités lors de l’organisation d’une fête, pas pour le personnel. Le PPE devrait également refléter les dépenses prévues pour les parties. La documentation des préférences et des avantages de la personne découlant de l’organisation d’une fête doit être conservée. 

 

Décoration/personnalisation de l’espace personnel

Décorer la chambre d’une personne est l’une des nombreuses façons d’utiliser l’allocation personnelle. Le décor peut refléter les intérêts, le style et les expériences uniques d’une personne. L’agence résidentielle est responsable de l’ameublement de base de la chambre de la personne. Les goûts personnels de la personne doivent être pris en compte lorsque le personnel choisit des articles tels que les rideaux, le linge de lit et le couvre-lit, même lorsque les fonds de l’agence sont utilisés pour les achats initiaux ou lorsque des remplacements sont nécessaires. Les fonds personnels de la personne peuvent être utilisés si son goût change après l’ameublement de la pièce, et non si les meubles doivent être remplacés parce qu’ils sont usés. 

L’agence résidentielle doit fournir du mobilier de base. Si la personne ou son défenseur veut acheter des meubles spéciaux pour mieux refléter les goûts de la personne, l’allocation personnelle peut être utilisée. Si l’allocation personnelle est utilisée pour acheter des meubles spéciaux pour l’extérieur, comme une balançoire, l’article doit être portable et pouvoir être déplacé si la personne se déplace. Avant d’acheter l’article, tenez compte du coût en examinant le plan de dépenses de la personne. Déterminez si l’achat de meubles aura une incidence négative sur les autres éléments du plan de la personne. Lorsque l’allocation personnelle est utilisée pour acheter des meubles, la personne devrait être impliquée dans le choix de l’article dans un magasin communautaire et participer à l’achat.

L’allocation personnelle ne doit pas être utilisée pour décorer l’espace commun de la maison. Il ne doit pas être utilisé pour des articles dans l’espace commun qui ne sont pas dédiés à l’usage de la personne. Les fonds des particuliers ne peuvent pas être utilisés pour acheter du mobilier de base (p. ex., un canapé) pour l’espace commun.

Les choses à prendre en compte lorsque l’on envisage l’utilisation de l’allocation personnelle pour la décoration de la pièce sont:

  • Les intérêts de la personne
  • Leur couleur préférée 
  • Les types et les styles d’objets de collection qu’ils ont ou veulent 
  • Leur préférence ou leur participation à des sports et à des équipes
  • Leurs passe-temps

L’allocation personnelle peut être utilisée pour:

  • Acheter des fleurs
  • Démarrer ou ajouter à une collection que la personne peut afficher dans son espace personnel (par exemple, des modèles réduits de voitures ou de trains, des figurines ou des casquettes de baseball)
  • Montrer l’intérêt de la personne pour une équipe ou un artiste avec des affiches et des fanions
  • Achetez, agrandissez et encadrez des photos, des images préférées et des œuvres d’art, car elles peuvent ajouter à l’histoire de chaque personne
  • Achetez un téléviseur, un lecteur DVD, une tablette ou un ordinateur pour la chambre de la personne

Gardez à l’esprit que lorsque des achats sont effectués dans le quartier de la personne, elle sera un client précieux avec un pouvoir d’achat dans la communauté. 

Soyez sensible à l’origine ethnique de la personne. Par exemple, si une personne répond lorsque la famille ou les soignants parlent en espagnol, soutenez les achats dans les magasins avec des fournisseurs hispanophones. La personne peut faire ses courses dans les bodegas du quartier.

Voyages, vacances et voyages

Les vacances sont un excellent moyen d’utiliser l’allocation personnelle lorsqu’elles sont adaptées aux intérêts de la personne. Vous voudrez peut-être envisager des vacances qui mènent à des interactions individuelles avec les membres de la communauté ou à des visites à des familles et à des amis. Les voyages et les vacances dans des lieux ou des attractions que la personne apprécie sont de bonnes options à explorer. Certains organismes de voyages sans but lucratif offrent des forfaits vacances personnalisés pour les personnes handicapées. L’allocation personnelle peut être utilisée pour payer un voyage organisé par l’un de ces organismes.

L’allocation personnelle peut payer les frais de déplacement de la famille ou des amis qui viennent voir la personne là où ils vivent. Vous devez documenter que la personne bénéficiera de voir le membre de la famille ou un ami. Les coûts encourus doivent être raisonnables et ne doivent pas avoir d’incidence négative sur la personne et ses activités normales. Si possible, le membre de la famille ou l’ami doit payer les frais de voyage, puis soumettre des reçus pour remboursement. Les avances de fonds ne doivent être utilisées qu’en dernier recours et le membre de la famille ou l’ami doit accepter de retourner les reçus avec tout argent non dépensé. S’ils ne retournent pas de reçus après le voyage, les demandes futures d’avances de fonds ne devraient pas être accordées.

Si une personne part en vacances avec un fournisseur de soins familiaux certifié, le montant payé par la personne est basé sur le montant que cette personne partage ou consomme pendant les vacances (voir l’exemple 2 – Voyages et vacances).

Si une personne fréquente une école publique et que sa classe part en voyage, l’allocation personnelle est une source appropriée pour les frais d’activité, à moins que l’activité ne soit répertoriée dans le plan d’éducation individualisé (PEI) de la personne. 

Si quelqu’un va au bingo, lors d’une sortie scoute ou d’une sortie scolaire organisée par son club de jardinage, une allocation personnelle peut être utilisée pour les frais liés à ces voyages. L’allocation personnelle ne doit pas être utilisée pour des activités d’adaptation de jour où les frais sont intégrés au taux de l’agence ou pour une activité ou un service requis dans le FSI / plan de vie de la personne.  

Pour les employés de l’État, aucune dépense ne peut être payée à partir des fonds d’allocations personnelles. 

Une agence de résidence volontaire peut être en mesure d’utiliser les fonds de sécurité sociale et / ou de SSI économisés par la personne pour les dépenses de personnel personnelles. Vous devez obtenir l’approbation préalable de la sécurité sociale pour les dépenses supérieures à 100 $ par personne. Le salaire, les avantages sociaux ou les avantages sociaux du personnel ne peuvent être payés ou complétés par une indemnité personnelle. 

Dans le passé, les dépenses admissibles comprenaient :

  • Billets d’accompagnement sur le transport
  • Billets d’entrée 
  • Coût de la partie de la chambre d’hôtel attribuée au personnel

Si un membre du personnel supervise deux personnes ou plus lors d’une sortie ou de vacances, les dépenses personnelles du personnel doivent être réparties également entre toutes les personnes participantes.

 

Exemple 1 - Voyages et vacances
Ron et Shawn vivent dans une IRA. Ils ont pris deux courtes vacances avec l’agence bénévole dans une fourgonnette appartenant à l’agence et ont payé des dépenses qui ont été remises en question lors d’une vérification. Les dépenses pour le voyage ont été divisées à parts égales par le nombre de personnes dans la camionnette. Les dépenses comprenaient les réparations de la fourgonnette, le tarif de la cabine vers et depuis la fourgonnette bloquée, les pneus, un extincteur pour la fourgonnette, une réparation du câble de levage de la remorque, la vidange d’huile, etc. Il y avait aussi des reçus pour la nourriture et les collations mangées pendant les manèges. Certains des articles peuvent être des utilisations appropriées de l’allocation personnelle et beaucoup d’autres ne sont pas appropriés. Les dépenses liées à la panne et à la réparation de la fourgonnette sont à la charge exclusive du propriétaire de la fourgonnette – dans ce cas, l’agence bénévole. Ces dépenses ne doivent pas être partagées ou réparties entre les personnes qui effectuent le voyage. Les collations qui ont été achetées peuvent être une utilisation appropriée de l’allocation personnelle de Shawn et Ron s’ils ont choisi les collations et les ont mangées.

Exemple 2 - Voyages et vacances
Carol vit dans une maison de soins familiale. Son fournisseur de soins familiaux, son conjoint, ses enfants et Carol partent en vacances dans un parc à thème en Floride en voiture. Les lignes directrices pour une part appropriée des coûts sont les suivantes. Carol devrait payer sa part proportionnelle de tous les articles partagés par tous les voyageurs. Tout ce qui est utilisé par Carol seulement, elle paie pour elle-même. Comme ils roulent et partagent tous dans la voiture vers la Floride, les frais d’essence, les péages et les frais de stationnement sont divisés également. Le fournisseur paierait 5/6 des coûts et Carol 1/6. S’ils partagent des chambres d’hôtel, il en va de même. Si Carol a sa propre chambre, elle paie pour sa chambre. Les repas dépendent des circonstances. Tous les repas au restaurant mangés par Carol pendant le voyage sont sous sa responsabilité. Les repas consommés par le fournisseur et la famille relèvent de la responsabilité du fournisseur. Si le groupe prépare des repas ensemble (BBQ, repas dans une kitchenette), le fournisseur paie le coût des repas pour la famille et pour Carol. Pour les billets d’entrée, Carol n’est responsable que de son propre billet. Le fournisseur est responsable des billets pour lui-même et les membres de sa famille. Si Carol veut acheter un souvenir, elle paie pour le souvenir. Le fournisseur est responsable des souvenirs qu’eux-mêmes ou leur famille veulent. S’ils louent tous un bateau ensemble, ce coût est proportionnellement partagé. S’ils louent des vélos, Carol paie pour son propre vélo et le fournisseur paie pour les vélos utilisés par sa famille.

Transport

Le transport consiste à amener les gens au travail et à en revenir, les sites récréatifs, les visites familiales et d’autres événements et activités dans la communauté. En règle générale, le programme d’habilitation de jour ou résidentiel est responsable du transport, mais qu’en est-il des situations hors de l’ordinaire? Quand l’allocation personnelle peut-elle être utilisée et quand ne peut-elle pas être utilisée?  

Pour la plupart, l’allocation personnelle ne peut pas être utilisée pour le transport. Les programmes doivent payer les frais de transport liés aux activités du programme. Les vacances et les excursions d’une journée qui ne sont pas incluses dans un plan officiel sont une exception, car ces activités de transport ne sont pas liées aux activités du programme.

En règle générale, seule l’allocation personnelle dérivée de la partie exonérée du salaire peut être utilisée pour le transport vers et depuis le travail. L’exclusion du revenu gagné (65 $ plus la moitié du reste du salaire brut) doit être utilisée pour les dépenses liées au travail comme les uniformes et le transport. Si ce montant est insuffisant pour couvrir les déplacements pour se rendre au travail et en revenir dans les transports en commun, les fonds d’allocations personnelles ne doivent pas être utilisés. Ces dépenses excédentaires sont à la charge du fournisseur résidentiel. Si la personne vit dans un foyer de soins familiaux, il incombe à l’organisme parrain de payer les frais de transport excédentaires. Toutefois, si une personne ne veut pas utiliser le transport fourni par l’agence résidentielle et choisit un autre moyen de transport, les fonds d’allocation personnelle de la personne peuvent être utilisés. L’agence doit chercher des solutions de rechange pour réduire les coûts. 

Un autre aspect du transport concerne les frais de déménagement d’une personne. Les coûts associés aux déménagements entre des logements qui relèvent de la compétence du DDSOO ou de l’agence résidentielle sont à la charge du DDSOO ou de l’agence. L’agence résidentielle d’où une personne déménage est responsable des frais de déménagement lorsqu’une personne déménage dans un logement certifié avec une autre agence. 

Si la personne vit dans un logement certifié et emménage dans un logement non certifié, les frais de déménagement sont à la charge du DDSOO ou de l’agence résidentielle qu’elle quitte. Le financement de l’aide au déménagement et/ou des services de transition communautaire (STC) peut être disponible pour aider à couvrir les dépenses liées à l’établissement d’un logement pour les personnes inscrites à la dispense du SCSS. Les fonds dans le cadre de ces programmes de dispense sont limités; et après avoir été utilisé pour d’autres dépenses admissibles, il se peut qu’il n’en reste pas assez pour couvrir tous les frais de déménagement. Par conséquent, si les fonds de renonciation ne sont pas disponibles pour la personne ou si les frais de déménagement de la personne dépassent le montant des fonds disponibles pour la personne, le DDSOO ou l’agence résidentielle que la personne quitte est responsable du paiement du solde. 

Exemple 1 - Transport
Anthony travaille à environ 5 miles de sa résidence dans un programme certifié. Le programme assure le transport en autobus, qu’il peut utiliser. Cependant, il n’aime pas le bus et veut prendre un taxi. Le coût du taxi peut être supérieur à la partie du salaire d’Anthony qui exclut le revenu gagné. Son fournisseur résidentiel soutient qu’il s’agit d’une question de choix et que c’est la responsabilité d’Anthony. L’avocat d’Anthony dit que le programme certifié est responsable du coût.

Dans cette situation, Anthony peut payer le taxi à partir de son allocation personnelle parce que le transport est disponible, il est en mesure d’utiliser l’autobus et il choisit d’utiliser un autre moyen de transport. Sa préférence pour l’utilisation d’un taxi n’a rien à voir avec son handicap. L’agence devrait essayer de trouver une solution de rechange, comme un service bénévole ou le covoiturage, pour aider à réduire les coûts.

Exemple 2 - Transport 
James est employé dans une boulangerie locale. Il y a un service de taxi local qui fournit un transport accessible. James est incapable de prendre les transports en commun en raison de son handicap. James peut utiliser le montant de son revenu gagné (65 $ plus la moitié du rappel des salaires bruts) pour payer ses frais de transport pour se rendre au travail. Son fournisseur résidentiel doit couvrir le coût au-delà de l’exclusion du revenu gagné. 

Le coût de son transport peut être considéré comme une dépense de travail liée à la déficience (IRWE) pour l’assurance invalidité de la sécurité sociale (SSDI), le revenu de sécurité supplémentaire (SSI) ou l’éligibilité à Medicaid. L’Administration de la sécurité sociale prend la décision pour les prestations SSDI ou SSI, et le district Medicaid prend la décision pour les demandeurs / bénéficiaires de Medicaid. La personne doit payer ces frais de sa poche pour être admissible à titre d’IRWE. Des renseignements sur les IREC se trouvent dans le Guide de ressources sur l’élaboration des avantages sociaux disponible sur le site Web de l’OPWDD.   

Exemple 3 - Transport
Jenny vit dans une résidence certifiée et l’agence s’occupe de son allocation personnelle. Sa mère a acheté une camionnette dans le seul but de la transporter. La climatisation de la fourgonnette s’est cassée et il en coûtera environ 850 $ pour la réparer. Selon le responsable des soins, Jenny est prête à payer pour les réparations et a assez d’argent. Elle comprend ce qu’est l’argent et peut décider quoi acheter. Même si Jenny veut aider sa mère, il est inapproprié d’utiliser l’allocation personnelle pour payer la réparation de la fourgonnette, car il incombe à la personne qui détient le titre du véhicule de payer les réparations.

Cadeaux

Donner des cadeaux est une partie normale de la vie. Bien que les gens que nous servons puissent vouloir donner des cadeaux comme les autres autour d’eux, il faut prendre soin de protéger leurs intérêts. 

L’utilisation de l’allocation personnelle pour les cadeaux dépend de la capacité de la personne à comprendre l’achat. Si la personne ne peut pas participer à la décision et ne peut pas consentir au don, l’argent de l’allocation personnelle ne peut être utilisé à moins qu’il ne soit clair que la personne bénéficiera d’une manière ou d’une autre du don tel que décrit ci-dessous. Au fur et à mesure que les gens communiquent et participent à la prise de décision de diverses façons, le personnel doit être conscient des capacités de la personne. La façon dont une personne est impliquée dans le don et la façon dont elle accepte le don doivent être documentées.

Les cadeaux devraient être inclus dans le plan de dépenses de la personne. Lors de la rédaction du PEP, examinez attentivement la valeur raisonnable des cadeaux prévus. Il n’y a pas de montant précis pour définir « raisonnable » en termes de cadeaux. L’exemple de PPE comprend des cadeaux afin que l’équipe et la personne puissent envisager cette utilisation de l’allocation personnelle. En faisant participer l’équipe de planification, la personne peut recevoir des conseils appropriés pour les cadeaux.

L’allocation personnelle peut être utilisée pour acheter des cadeaux pour les membres de la famille si la personne est impliquée dans la décision. La personne doit être en mesure de donner un consentement valable concernant l’utilisation de l’argent personnel pour un cadeau. Parfois, les membres de la famille demandent que l’allocation personnelle soit utilisée pour des cadeaux pour d’autres parents, même lorsque la personne ne peut pas participer à la décision. Une famille peut donner au personnel résidentiel une liste de cadeaux pour les membres de la famille, en indiquant que la personne le voudrait si elle était en mesure de participer à la décision. Souvent, la famille est activement impliquée avec l’individu, et les membres du personnel ne veulent pas offenser la famille en disant non. Pour que le don de cadeaux soit approprié, la personne doit bénéficier du processus de don de cadeaux et doit participer à la sélection de cadeaux autant que possible. Une façon de savoir si la personne bénéficie d’un cadeau est par les expressions faciales de la personne ou toute autre communication non verbale lorsque le cadeau est donné et ouvert. Les fonds d’allocation personnelle de la personne ne devraient pas être utilisés s’il n’y a pas d’avantage pour la personne. 

Certaines personnes résidant dans des foyers de soins familiaux veulent offrir des cadeaux au fournisseur et aux membres de leur famille les anniversaires et les jours fériés. Donner des cadeaux est normal dans une famille; elle n’est donc pas interdite dans les foyers de soins familiaux. Cependant, les cadeaux donnés par les particuliers aux fournisseurs ne sont pas encouragés. Les cadeaux aux employés de l’État sont strictement interdits par la loi sur les fonctionnaires de l’État de New York. 

L’allocation personnelle peut être utilisée pour des cadeaux lorsque:

  • Le gestionnaire de soins ou le défenseur participe à la prise de décision
  • Le fournisseur ne demande pas le cadeau
  • Le cadeau n’est pas destiné à gagner la faveur du fournisseur
  • Le prestataire n’est pas un employé de l’État

Si une personne est proche d’un membre du personnel bénévole à long terme de l’agence, l’utilisation de l’allocation personnelle pour un cadeau peut être autorisée, SI tous les critères suivants sont remplis:

  • La personne doit être en mesure de participer au processus décisionnel de remise de cadeaux
  • Le don ne doit pas avoir été sollicité ou encouragé par l’organisme bénévole ou le membre du personnel
  • Le cadeau n’est pas extravagant
  • Le cadeau ne peut pas être destiné à gagner le favoritisme d’un membre du personnel et à entraîner un traitement différent de celui des pairs 
  • Le membre du personnel n’est pas un employé de l’État travaillant pour l’OPWDD

Vie associative

L’allocation personnelle peut être utilisée pour promouvoir l’engagement communautaire par l’adhésion à des associations et des sociétés, par le culte et la participation à des clubs ou à d’autres groupes d’intérêt. S’il y a un club qui correspond aux intérêts ou aux préférences de la personne, l’allocation personnelle peut payer les dépenses liées à ces clubs et intérêts. Il s’agit notamment des éléments suivants :

Cotisations des membres d’une organisation, y compris un club de santé

  • Abonnements à un bulletin d’information, un magazine ou un périodique associé 
  • Dons pour les dépenses de réunion d’un organisme (p. ex., dons de café ou de déjeuner)
  • Fournitures pour un artisanat ou un passe-temps – soit dans un magasin ou un autre endroit où des fournitures pourraient être disponibles
  • Cours dans une école secondaire, un collège ou un programme de formation continue local 
  • Contributions à des causes et associations locales où les gens rencontreront d’autres personnes qui partagent leurs intérêts ou leur passe-temps (p. ex., lieu de culte, club de théâtre ou service d’incendie volontaire)

Si une personne souhaite faire un don à un organisme de bienfaisance ou à un organisme de bienfaisance pour soutenir une cause, elle doit être en mesure de participer au processus décisionnel et d’accepter le don. Le plan annuel de dépenses personnelles devrait inclure ces dons de bienfaisance. Les dons ne doivent jamais être faits à des groupes, des individus ou des organisations qui fournissent des services à la personne. Cela comprend le personnel, les organismes d’État et les organismes bénévoles.

Si une personne reçoit des services d’une agence et souhaite se rendre à un événement spécial ou à une collecte de fonds pour cette agence, elle peut utiliser une allocation personnelle pour acheter un billet. La personne doit payer un montant égal à la seule valeur qu’elle recevra. Par exemple, si le prix du billet pour un événement est de 50 $ et que 20 $ est le coût du dîner, la personne ne paie que 20 $. Le particulier ne reçoit pas la déduction fiscale de 30 $ que les donateurs qui ont payé 50 $recevraient. Leur billet devrait ressembler à tous les autres billets, et ils devraient recevoir les mêmes avantages à l’événement que tout le monde. 

Exemple 1 - Vie associative
La tante de Jim est son avocate. Elle a dit au gestionnaire de soins de Jim qu’elle pensait que Jim ne faisait pas assez d’exercice. La tante de Jim voulait savoir si un entraîneur personnel l’aiderait à faire plus d’exercice. Elle voulait également savoir si son allocation personnelle pouvait payer l’entraîneur. Il s’agit d’une utilisation acceptable des fonds personnels si c’est le choix de Jim et que ce n’est pas médicalement nécessaire. Jim, sa tante et son gestionnaire de soins ont parlé de lui faisant de l’exercice avec quelqu’un qui pourrait rendre l’entraînement plus amusant et lui enseigner l’équipement au YMCA local. Ils ont examiné son plan de dépenses et ont décidé que Jim avait assez de fonds pour payer un formateur une fois par semaine et qu’il en aurait encore assez pour les autres activités de son plan. Jim et son gestionnaire de soins ont trouvé un entraîneur qu’il aimait et il aime maintenant s’entraîner davantage. 

Exemple 2 - Vie associative
Sheila est une membre du personnel qui travaille au programme d’habilitation de jour de Stéphanie. Elle exploite également une famille d’accueil de sauvetage de chiens. Stéphanie aime les chiens, mais ne peut pas en avoir un car sa colocataire est allergique. Elle interroge toujours Sheila sur ses chiens et veut voir des photos. Il est interdit à Sheila d’accepter des dons en argent de Stéphanie et d’autres personnes à qui elle fournit des services. Stéphanie peut donner de son temps pour aider à prendre soin des chiens chez Sheila ou faire un don à un autre sauvetage de chien.  

Vêtement

Les vêtements sont une façon pour les gens d’exprimer qui ils sont. L’allocation personnelle peut être utilisée pour acheter des vêtements qui reflètent les goûts individuels d’une personne. Avant d’acheter des vêtements avec une allocation personnelle, le fournisseur doit s’assurer que les exigences de base ont été satisfaites. 

Toute personne dans un milieu résidentiel certifié doit avoir un approvisionnement en vêtements qui est en bon état et qui garantit qu’ils sont équipés quotidiennement de vêtements propres, adaptés à la saison, à l’occasion et à leur âge, sexe et taille. Des vêtements de nuit appropriés sont également nécessaires. L’agence résidentielle est tenue de payer ou de fournir la lessive et le nettoyage à sec de la fourniture de vêtements de base que l’agence a achetée. Les vêtements achetés par le fournisseur de services résidentiels relèvent de la responsabilité de l’agence. Les articles achetés avec une allocation personnelle peuvent être nettoyés à sec à l’aide de l’allocation personnelle.

Les fonds pour les vêtements dans les ICF, les DC, les SRU, les écoles certifiées OPWDD et les hôpitaux spécialisés sont intégrés au taux global. 

Dans les résidences communautaires gérées par le volontariat, les alternatives résidentielles individualisées gérées par le volontariat et les foyers de soins familiaux parrainés par l’État et l’agence, l’OPWDD fournit des fonds deux fois par an à chaque personne pour les vêtements, les loisirs et les frais accessoires. Cet argent doit être utilisé pour les vêtements avant que les fonds d’allocation personnelle puissent être utilisés.
L'« allocation vestimentaire » n’est pas exclusivement destinée aux vêtements et peut également être dépensée pour des articles tels que des événements culturels, des voyages et des frais accessoires. Ces fonds :

  • N’appartiennent pas à la personne 
  • Ne doit apparaître nulle part dans le grand livre du compte d’allocations personnelles 
  • Ne doit pas être mélangé avec les fonds propres de la personne
  • Doit être comptabilisé dans un grand livre distinct du grand livre des allocations personnelles de la personne
  • Doit être transmis au nouveau fournisseur si une personne déménage dans une autre résidence certifiée et qu’il reste un solde 
  • Doit être retourné à l’unité centrale des opérations de l’OPWDD si la personne n’est pas en mesure de les utiliser

Les fonds de l’allocation personnelle peuvent être utilisés pour acheter des vêtements pour une personne, sous réserve des restrictions suivantes: 

  • Tous les besoins actuels et futurs prévisibles sont satisfaits
  • si la personne réside dans une résidence communautaire gérée bénévolement, une résidence de remplacement individualisée exploitée bénévolement ou une maison de soins familiaux, les fonds fournis par l’OPWDD doivent avoir déjà été utilisés.
  • Dans tous les cas, les derniers 100 $ de l’allocation personnelle disponible d’une personne ne peuvent pas être dépensés en vêtements.

Lorsqu’une personne achète des vêtements en utilisant son allocation personnelle, elle devrait être impliquée autant que possible dans le choix des vêtements à acheter. La personne peut utiliser son allocation personnelle pour acheter des vêtements qui sont: 

  • Tendance ou s’intègre aux gens de la communauté 
  • À partir d’un magasin de quartier où la personne peut interagir avec d’autres membres de la communauté locale 
  • Montre le soutien de la personne pour une équipe, un passe-temps ou d’autres préférences individuelles  
  • Pour un événement spécial, comme une réunion de famille, des funérailles, un mariage ou une fête 
  • d’un magasin qui exprime le patrimoine ethnique, linguistique et culturel de la personne 
  • Un souvenir de vacances ou d’un événement
  • L’allocation personnelle peut également être utilisée pour les lunettes de soleil, les bijoux, les accessoires pour les cheveux ou les ongles, les sacs à main ou d’autres articles choisis par la personne qui soutiennent son propre style et la rendent heureuse de son apparence lorsqu’elle sort.

Example 1 - Vêtements
Lucy veut acheter une paire de jeans de marque de créateurs dans une boutique locale. Elle a une réserve de vêtements, y compris une paire de jeans, mais aime son apparence dans les jeans de créateurs à la mode et aime faire du shopping dans cette boutique. Elle dispose de fonds suffisants pour effectuer cet achat et peut utiliser son allocation personnelle. Dans ce cas, le PEP devrait refléter le fait que Lucy préfère les jeans de créateurs et aime faire du shopping localement dans cette boutique.

Exemple 2 - Vêtements
Debbie vit dans un milieu résidentiel certifié. Ses parents et ses sœurs vivent à proximité et rendent souvent visite à Debbie. Debbie et ses sœurs aiment les vêtements, et elle aime faire du shopping avec elles pour trouver les meilleures affaires. Elle rentre souvent à la maison avec un nouvel achat pour se montrer. La semaine dernière, Debbie a utilisé son allocation personnelle pour acheter un nouveau manteau d’hiver pour elle-même, même si un manteau a déjà été acheté pour elle par l’agence résidentielle. Le nouveau manteau de laine lui va bien et est très élégant, mais il devra être nettoyé à sec à la fin de l’hiver. L’allocation personnelle de Debbie peut être utilisée pour payer le nettoyage à sec du nouveau manteau d’hiver qu’elle a acheté avec son propre argent parce qu’elle a choisi d’acheter son manteau en plus du manteau qui lui a été acheté par l’agence.

Exemple 3 - Vêtements
Ray a été invité au mariage d’un membre de sa famille et il veut y assister. Le mariage est formel et il veut acheter un nouveau costume à porter à l’événement. Il y a un magasin local où il préfère faire du shopping, et Ray y trouve un costume qu’il aime. Ray peut utiliser son allocation personnelle pour acheter le costume; et après le mariage, payer les frais de nettoyage à sec pour garder son costume en bon état.

Toilettage personnel

Le type de milieu résidentiel dans lequel vit une personne détermine si l’allocation personnelle peut être utilisée pour payer les coupes de cheveux.

Si une personne vit dans un ICF, DC ou SRU, les coupes de cheveux sont incluses dans le tarif du programme résidentiel. Si une personne vit dans un IRA, un CR ou un service familial, une allocation personnelle peut être utilisée. 

Si une personne doit consulter un podiatre pour des soins des pieds tels que couper des ongles, l’allocation personnelle ne peut pas être utilisée. Quelqu’un qui choisit d’aller dans un salon ou un spa pour une pédicure peut utiliser une allocation personnelle. 

Planification de l’inhumation

La planification de l’enterrement peut faire partie de la planification globale des dépenses de la personne. Si tous les besoins actuels et futurs de la personne sont satisfaits, il est acceptable d’utiliser l’allocation personnelle pour établir un fonds d’inhumation, un accord d’inhumation ou acheter des objets d’espace funéraire. La planification de l’enterrement est l’une des priorités les plus basses pour l’allocation personnelle, car l’amélioration de la qualité de vie actuelle d’une personne est plus importante.

Il existe plusieurs façons de planifier et d’économiser pour les frais funéraires. Des renseignements supplémentaires sont disponibles dans le Guide de ressources sur l’élaboration des avantages. 

Les fonds d’inhumation sont faciles à établir. Ils peuvent être constitués d’argent mis de côté à l’agence résidentielle ou dans un compte bancaire séparé pour les dépenses liées à l’enterrement. Les fonds d’enterrement, jusqu’à concurrence de 1 500 $ en capital (plus les intérêts accumulés), sont des ressources exonérées pour Medicaid et SSI. Pour que le fonds d’inhumation soit exempté des ressources dénombrables, il doit être clairement identifié comme un fonds d’inhumation et ne peut pas être mélangé avec d’autres fonds. En règle générale, le bureau d’affaires de l’agence résidentielle peut aider à mettre en place et à ajouter au fonds d’inhumation. 

Un accord funéraire pré-besoin, également appelé fiducie funéraire irrévocable (IBT), n’a pas de montant d’exemption maximum pour Medicaid et SSI si l’accord est correctement configuré et contient un langage spécifique lié à Medicaid. L’accord peut couvrir tous les détails de l’inhumation et des funérailles d’une personne et est organisé avec l’aide d’un salon funéraire. Envisagez d’inclure dans l’entente une déclaration selon laquelle si la personne décède avant que les arrangements ne soient entièrement payés, les services et les articles seront renégociés.

Certains objets de l’espace funéraire sont exemptés en tant que ressource pour Medicaid (par exemple, parcelle, caveau, cercueil, pierre tombale, urne). 

Les fonds d’inhumation, les ententes d’inhumation et les éléments de l’espace funéraire doivent être pris en compte lors de la création ou de la révision du PEP annuel, mais seulement après que tous les autres intérêts de la personne ont été pris en compte. Les fonds d’inhumation, les ententes d’inhumation et les objets d’espace funéraire peuvent également aider à maintenir le droit d’une personne aux prestations gouvernementales afin de protéger ses ressources. 

Restitution personnelle pour dommages et intérêts

Parfois, une personne endommage des objets qui appartiennent à quelqu’un d’autre. L’allocation personnelle peut être utilisée pour aider à payer les dommages-intérêts, mais seulement si elle est incluse dans la PPE et documentée que:

  • Si le dommage a été causé par un comportement inapproprié, l’agence résidentielle a traité le comportement inapproprié de la personne; et
  • L’équipe de planification des dépenses a déterminé que le dédommagement financier est approprié et qu’il a un sens pour la personne; et
  • Le bénéficiaire représentatif de la personne, s’il n’est pas le directeur de l’agence résidentielle, a donné son accord écrit pour que l’allocation personnelle de la personne soit utilisée pour le dédommagement; et 
  • Un comité des droits de l’homme formé en vertu de l’alinéa 14 NYCRR 633.16 (f), ou une partie du comité, chargé de protéger les droits des individus, a approuvé l’utilisation limitée dans le temps de l’allocation personnelle pour la restitution.

La restitution des dommages causés par un individu n’est pas une obligation légale.

Exemple - Restitution personnelle pour dommages
Stefan vit dans une alternative résidentielle individualisée gérée volontairement. Il a un frère aîné, Joe, qui l’emmène faire du skateboard dans un parc de terrain voisin. Stefan est athlétique et agressif lorsqu’il fait du skateboard. Il aime pouvoir suivre son frère et apprendre de nouvelles astuces.

Un après-midi, quand Joe est venu l’emmener faire du skateboard, Stefan a découvert que sa planche était fissurée et ne pouvait pas être réparée ce jour-là. Ne voulant pas manquer une chance d’être avec son frère, Stefan a emprunté une planche à roulettes à un autre individu. Alors qu’il utilisait la planche pour faire des tours au parc, Stefan s’est écrasé et a cassé l’ensemble de la roue arrière.

Quand il est rentré chez lui plus tard dans la journée, Stefan était désolé d’avoir cassé la planche de son colocataire. Stefan a proposé de payer pour que la planche soit réparée ou remplacée dans un atelier de réparation à proximité. Toutes les personnes impliquées dans les soins de Stefan ont dû accepter qu’il puisse utiliser son allocation personnelle pour payer la pension. Stefan avait besoin de comprendre que payer pour le conseil d’administration signifiait qu’il n’aurait pas cet argent disponible pour d’autres choses pour le reste du mois. Son représentant et le comité de la résidence ont également dû convenir que l’allocation personnelle de Stefan pouvait être utilisée.

Frais juridiques

L’allocation personnelle peut être utilisée pour les frais juridiques dans certaines situations. Il peut payer les frais de tutelle, mais les frais doivent être tels que la personne ait encore assez d’argent pour répondre à d’autres besoins actuels et prévisibles. Les directives de la SSA sur les frais de tutelle sont valables pour toutes les situations de tutelle (pas seulement lorsque les fonds personnels sont dus aux fonds de sécurité sociale ou de SSI économisés). Ces lignes directrices prévoient des frais si la tutelle est dans le meilleur intérêt de la personne. Les frais ne sont pas autorisés si l’une des conditions suivantes est remplie : 

  • La tutelle est pour la commodité du fournisseur 
  • La demande de tutelle est rejetée par le tribunal  
  • Les fonds de la personne seront épuisés par les frais au point où il y a des besoins personnels non satisfaits
  • L’allocation personnelle peut être utilisée pour répondre à des obligations légales telles que la pension alimentaire pour enfants et les amendes imposées par un tribunal. 

L’allocation personnelle peut être utilisée pour subvenir aux besoins des personnes à charge d’une personne si tous les besoins actuels de la personne sont satisfaits. Titre II Les prestations de sécurité sociale permettent de subvenir aux besoins des personnes à charge. Pour les bénéficiaires de SSI, l’agence devrait obtenir l’approbation préalable de SSA pour utiliser l’allocation personnelle de SSI pour subvenir aux besoins d’une personne à charge.

Toute personne ayant la capacité de le faire peut exécuter un testament et choisir ce qui arrivera à sa propriété. Si une personne souhaite établir un testament, la documentation doit appuyer sa capacité à prendre cette décision et être reflétée dans le PEP. S’ils désignent un organisme qui les sert dans leur testament comme bénéficiaire, il devrait y avoir une documentation solide de la capacité et du choix de la personne. L’agence ne peut pas encourager ou solliciter la personne à l’inclure comme bénéficiaire dans son testament. Les circonstances associées à la création du testament de la personne peuvent faire l’objet d’un examen minutieux. 

Achats groupés

Les achats de groupe sont généralement effectués lorsque la plupart des personnes dans une résidence certifiée veulent acheter un certain article à partager. Les achats de groupe ont été utilisés pour acheter des téléviseurs grand écran, des lecteurs DVD et des machines à coudre. Le bénéficiaire représentatif ou l’agence qui s’occupe de l’allocation personnelle doit respecter de nombreuses exigences avant de procéder à un achat groupé. Le non-respect de ces exigences pourrait obliger l’agence à rembourser les personnes qui ont acheté l’article. 

Si une partie des fonds d’allocation personnelle à utiliser provient de la sécurité sociale ou des prestations SSI, votre bureau local de la sécurité sociale doit approuver la décision de mettre en commun les fonds personnels de plusieurs personnes pour acheter un article pour le groupe. Les demandes d’approbation préalable doivent être faites par écrit et doivent être approuvées avant de dépenser l’argent du groupe. 

Il est important de documenter que toutes les exigences ci-dessous ont été remplies avant qu’un achat de groupe puisse être effectué:

  • L’achat de groupe doit répondre aux désirs communs de l’ensemble du groupe (pas seulement quelques membres du groupe), l’article doit répondre à un désir spécifique de chaque personne dans le groupe, et il devrait aider à améliorer la vie de chaque personne
  • Le coût de l’article doit être réparti entre les acheteurs proportionnellement à leur utilisation de l’article.
  • Tous les membres du groupe doivent être en mesure de participer au processus de prise de décision et être disposés à ce que leurs fonds soient utilisés à cette fin.
  • Toute personne participant à l’achat groupé doit avoir un solde dans son compte égal à au moins 2 mois d’avantages après l’achat (SSA peut, à sa discrétion, renoncer à l’exigence de 2 mois)
  • Si une personne a des besoins non satisfaits, elle ne doit pas participer à l’achat groupé
  • Si l’allocation personnelle d’une personne est nécessaire pour quelque chose d’autre qui est plus important, la personne ne devrait pas participer à l’achat de groupe
  • L’article ne peut pas être quelque chose que l’agence résidentielle, Medicaid, Medicare ou tout autre fournisseur de services devrait fournir
  • Toute personne qui devrait quitter la résidence prochainement ne devrait pas participer à l’achat collectif ou doit être en mesure de bénéficier de l’achat dans une mesure au moins égale à la valeur de sa contribution.

SSA recommande que si une personne déménage de manière inattendue, le bénéficiaire représentatif devrait rembourser à la personne un montant raisonnable en fonction du montant qu’elle a payé pour l’article. Si un article acheté par le groupe a besoin de réparations, il est de la responsabilité de toutes les personnes impliquées si tout le monde utilise toujours l’article et accepte les réparations. Si quelqu’un ne veut plus utiliser l’article, il peut demander à ne pas payer sa part des réparations; cependant, ils ne peuvent plus utiliser l’élément.

Les achats groupés ne sont pas encouragés par OPWDD. Bien qu’ils ne soient pas interdits si les critères ci-dessus sont remplis, la pratique peut entraîner des vulnérabilités pour les personnes que nous servons et des risques pour les organismes de fournisseurs de services OPWDD.

Exemple - Achat de groupe
Greg, Nick et Jordan vivent tous dans la même alternative résidentielle individualisée exploitée volontairement. Ils partagent tous un intérêt commun pour les jeux vidéo. Ils décident d’acheter un système de jeu qui permet à plusieurs personnes de jouer à la fois. Un an après l’achat du système, il commence à surchauffer et le personnel se rend compte que le ventilateur du système ne fonctionne pas. Le ventilateur doit être remplacé, ce qui coûtera 60 $. Le personnel de la maison consulte Greg, Nick et Jordan pour leur faire savoir qu’il doit être réparé pour continuer à jouer et qu’il leur en coûtera 20 $ chacun. Greg informe le personnel qu’il n’aime plus jouer aux jeux vidéo et qu’il ne veut pas payer pour les réparations. Nick et Jordan acceptent de payer 30 $ chacun pour la pièce à réparer. À l’avenir, Greg n’utilise plus le système de jeu, mais Nick et Jordan sont toujours capables de jouer.

Approbation préalable de l’Administration de la sécurité sociale
L’approbation préalable de la SSA doit être obtenue pour utiliser les prestations de sécurité sociale ou de SSI pour des achats de groupe ou pour des dépenses de personnel volontaires de l’agence dépassant 100 $ pour accompagner une personne en vacances ou en sortie. Le niveau de 100 $ est pour toute la sortie, que ce soit pour un après-midi ou un mois de vacances. Les informations sur les demandes d’approbation préalable pour les achats groupés sont contenues dans la section achats groupés.

Dépenses personnelles du personnel de l’Organisme volontaire

Les informations ci-dessous ne s’appliquent pas au personnel de l’État. L’indemnité personnelle ne peut être utilisée pour les dépenses de personnel de l’État.

Conformément à la réglementation de l’OPWDD, les fonds d’allocation personnelle ne peuvent pas être utilisés pour les dépenses personnelles du personnel bénévole de l’agence accompagnant une personne lors d’une sortie, à moins que les deux critères suivants ne soient remplis:  

  • L’approbation préalable de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) a été accordée pour les dépenses importantes (par exemple, les vacances ou les nuitées) ;
  • La personne est en mesure de prendre cette décision 

Si la situation répond aux conditions d’exception énoncées ci-dessus, l’organisme bénévole doit suivre le processus prévu ci-dessous pour obtenir l’approbation préalable de l’ASS, à moins que les dépenses personnelles du personnel de l’organisme bénévole ne soient inférieures à 100 $. 

Les demandes d’approbation préalable pour l’utilisation des fonds d’allocation personnelle pour couvrir les dépenses de personnel personnelles doivent inclure les informations suivantes:

  • Le nom de la personne et le numéro de sécurité sociale (SSN)
  • Une description du voyage ou de l’activité récréative, y compris une liste des dépenses prévues pour la personne et le(s) membre(s) du personnel qui l’accompagne  
  • Une déclaration indiquant que les besoins actuels et prévisibles de la personne sont satisfaits, que le paiement des dépenses de personnel n’épuisera pas les fonds de la personne et que le solde de son compte personnel sera égal ou supérieur à 1 mois du montant total des prestations de sécurité sociale / SSI de la personne après la déduction pour le voyage

Les demandes doivent être envoyées au gestionnaire du bureau local de l’ASS qui supervise l’agence résidentielle. La demande doit être envoyée au moins 4 à 6 semaines avant le voyage. Si une demande doit être faite dans des délais limités, la demande doit inclure une explication de la nécessité d’une décision rapide. Veuillez noter que le personnel de SSA peut ne pas être en mesure de traiter les demandes urgentes. 

L’approbation préalable de la SSA est à la discrétion de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) et si la SSA n’approuve pas, l’agence volontaire peut soumettre une demande écrite de réexamen, y compris une explication, à la SSA.

L’approbation préalable écrite de la SSA doit être conservée au dossier. Le dossier de chaque personne doit être documenté avec des reçus et / ou des bons pour chaque montant déduit des fonds personnels. Si la personne utilise des fonds provenant d’une source autre que la sécurité sociale ou la SSI, l’approbation préalable de la SSA n’est pas nécessaire. Si les fonds sont mélangés avec la sécurité sociale ou le SSI, le processus d’approbation préalable doit être suivi. Ce processus d’approbation préalable ne s’applique pas non plus lorsque tous les fonds utilisés pour les vacances proviennent d’une fiducie pour besoins supplémentaires (SNT); toutefois, l’argent prélevé sur un SNT ne peut pas être donné directement à la personne pour payer les frais de vacances. Le syndic doit payer directement les frais d’hôtel et de restaurant, ou une carte de crédit peut être utilisée si le fiduciaire paie la facture de carte de crédit du SNT.

Exemple de demande d’approbation préalable
(Nom et adresse de l’organisme bénévole)

Demande d’approbation préalable

Date:

Nom de la personne :

Numéro de sécurité sociale de l’individu:

Description de l’activité/voyage:

Dépenses personnelles prévues :

Individuel

Personnel

Coût total pour l’individu :

Explication:

Exemple : Comment l’activité ou le voyage serait dans le « meilleur intérêt » de la personne. Le paiement des dépenses ci-dessus n’épuisera pas les fonds de la personne. Après la déduction pour le voyage, le solde du compte personnel sera égal ou supérieur à un mois de prestation de sécurité sociale / SSI. Fournir le solde du compte personnel après les dépenses proposées. Tous les besoins actuels et prévisibles de l’individu seront satisfaits.