Gestion des fonds des particuliers

Le règlement sur les allocations personnelles décrit les responsabilités des DDSOO et des organismes bénévoles de l’OPWDD qui acceptent la responsabilité de gérer les fonds personnels au nom des personnes qu’ils servent. Ils précisent les responsabilités des fournisseurs résidentiels et des fournisseurs non résidentiels. Quelle que soit la source de l’argent, si l’agence gère des fonds, l’agence doit suivre les règlements sur les allocations personnelles, y compris l’enregistrement de chaque réception et décaissement des fonds gérés par l’agence, y compris les dépôts, les retraits, les intérêts et les transferts entre comptes. 

L’allocation personnelle est dérivée du revenu mensuel d’une personne, y compris le revenu non gagné tel que les prestations gouvernementales et tout revenu gagné. Il est important qu’une personne ait accès à son allocation personnelle au fur et à mesure que des fonds deviennent disponibles. L’agence doit séparer l’allocation personnelle des autres fonds dans les trois jours ouvrables suivant sa réception. Les particuliers doivent recevoir des fonds personnels dans les trois jours ouvrables suivant la demande.

L’agence résidentielle doit déterminer si une personne a besoin d’un bénéficiaire représentatif. Le besoin d’un bénéficiaire représentatif doit être évalué et documenté dans les 10 jours suivant son admission, chaque fois qu’une personne déménage, s’il y a un changement dans sa situation ou sa capacité à gérer des fonds, et si la personne ou quelqu’un d’autre le demande en son nom. Si l’agence détermine qu’une personne a besoin d’un bénéficiaire représentatif et qu’elle n’en avait pas auparavant, un professionnel de la santé doit effectuer une évaluation et soumettre ses conclusions à l’ASS. La documentation doit être conservée. 

Si le bénéficiaire représentatif est le directeur de l’établissement, il doit gérer les prestations et l’allocation personnelle de la personne sans facturer de frais. Si le directeur de l’établissement n’est pas le bénéficiaire représentatif, il doit offrir par écrit de gérer gratuitement l’allocation personnelle. Des renseignements supplémentaires sur les responsabilités des représentants des bénéficiaires sont présentés à l’article 633.9 du 14 NYCRR.  

L’organisme résidentiel doit élaborer et mettre en œuvre des politiques et des procédures pour la gestion et l’utilisation des fonds. Les politiques et les procédures doivent porter au minimum sur :

• Sécurité des fonds, y compris l’emplacement maintenu et les restrictions d’accès
• Responsabilisation du personnel, des bénévoles et des fournisseurs
• Tenue de documents, à la fois électroniquement et sur papier
• Dépenses et suivi de l’allocation personnelle
• Que l’utilisation de l’allocation personnelle ne profite qu’à la personne et reflète ses choix
• Un processus de planification des dépenses personnelles individuelles et la mise en œuvre d’un plan de dépenses personnelles (PEP) 
• Notification à la personne et aux parties de leur choix lorsque le fournisseur demande à être le bénéficiaire représentatif
• Réponses aux demandes de comptabilité

L’agence résidentielle est responsable de la gestion du compte d’allocations personnelles en utilisant les directives suivantes:

• L’allocation personnelle doit être séparée du revenu ou du revenu mensuel net disponible (NAMI) dans les trois (3) jours ouvrables suivant la réception. 
• Un registre de toutes les ressources doit être tenu pour assurer le maintien de l’admissibilité aux prestations et aux prestations. 
• Le processus comptable doit clairement identifier l’allocation personnelle comme distincte de tout fonds appartenant à l’agence, à ses employés, à ses entrepreneurs, à ses consultants, à ses bénévoles ou à ses fournisseurs de soins familiaux.
• Le compte d’allocation personnelle doit refléter tous les intérêts gagnés par une personne si l’allocation personnelle a été déposée dans un compte bancaire d’agence

En plus de ces lignes directrices, l’organisme ou l’organisme parrain doit avoir mis en place des procédures pour surveiller le total des fonds auxquels une personne a accès de façon indépendante et travailler avec la personne pour s’assurer que ce total ne dépasse pas le montant spécifié dans l’évaluation de gestion de l’argent (MMA) de la personne. Il s’agit notamment des éléments suivants :

• Espèces ou équivalents de trésorerie, comme une carte de débit ou une carte de crédit prépayée, en possession de la personne
• Fonds conservés par la personne sur ses gains
• Fonds conservés dans un compte appartenant à une personne (p. ex., dans un compte bancaire communautaire)

Les gens passent parfois d’une situation de vie à une autre. Pendant cette transition, il est important qu’ils aient un accès ininterrompu à l’argent de leur allocation personnelle.

L’argent de l’allocation personnelle appartient à la personne et doit être disponible pour des dépenses personnelles à la discrétion de la personne. Pour s’assurer que l’argent de la personne demeure disponible, des procédures précises ont été mises en place et sont décrites ci-dessous.   

Lorsque l’agence d’origine est le bénéficiaire représentatif et que l’argent de la personne provient entièrement de sources autres que la sécurité sociale ou le SSI, le solde de tous les fonds d’allocation personnelle doit être transmis à la partie appropriée à la nouvelle résidence dans les 10 jours suivant le départ de la personne. Pendant la transition, tout fonds supplémentaire reçu avant la désignation d’un nouveau représentant bénéficiaire doit être transmis dans les 5 jours ouvrables suivant sa réception à la nouvelle agence. Cette entente se poursuit jusqu’à ce qu’un nouveau bénéficiaire soit désigné. Si la nouvelle résidence est un DDSOO ou une résidence certifiée volontaire, le nouveau fournisseur doit déterminer si un bénéficiaire représentatif est toujours nécessaire et demander à être bénéficiaire, le cas échéant, dans les 10 jours suivant l’admission.

Les procédures suivantes s’appliquent, quel que soit l’endroit où la personne se déplace, lorsque l’un des fonds de la personne provient de paiements effectués par l’Administration de la sécurité sociale (SSA):

Lorsqu’il y aura un changement de bénéficiaire représentatif, tous les fonds de SSA doivent être retournés à SSA dans les 10 jours. La nouvelle agence ou le nouveau bénéficiaire doit être avisé de la date et du montant retournés.
SSA peut accorder une autorisation écrite pour transmettre les fonds au nouveau bénéficiaire si cela est demandé pour des personnes spécifiques ou dans certaines circonstances. Cette autorisation doit être conservée dans le fichier.
Si une autorisation écrite a été reçue de SSA pour transférer des fonds à la nouvelle agence, les fonds doivent être transférés dans les 10 jours suivant le déménagement.
En plus des procédures décrites ci-dessus, les exigences spécifiques suivantes s’appliquent lorsqu’une personne déménage dans une autre résidence certifiée ou exploitée par OPWDD : 

• Lorsqu’une personne déménage, l’agence doit envoyer le moindre des montants suivants : 1 mois d’allocation personnelle légale ou le total des fonds de la personne, à la nouvelle agence avant de restituer les fonds restants à SSA. 
• Lorsqu’un nouvel organisme est nommé bénéficiaire représentatif et reçoit les fonds d’une personne, l’argent doit être traité comme une allocation personnelle. Si un loyer est dû pour une période antérieure à la nomination en tant que représentant bénéficiaire, l’agence doit obtenir l’autorisation écrite de SSA pour le percevoir, à moins que la personne ne réside dans un ICF, DC ou SRU. 
• Le fonds d’inhumation doit être envoyé au nouveau bénéficiaire dans les 10 jours ouvrables et doit être clairement identifié comme tel. La nouvelle agence doit comptabiliser le fonds d’inhumation séparément pour qu’il reste une ressource exclue aux fins de SSI et de Medicaid.
• S’il a été déterminé qu’une personne a besoin d’un bénéficiaire représentatif, le nouvel organisme doit demander à SSA de devenir le bénéficiaire représentatif de la personne dans les 10 jours ouvrables suivant le déménagement de la personne. L’organisme résidentiel devrait documenter le besoin d’un bénéficiaire et son offre de servir de bénéficiaire représentatif. Cette documentation doit être conservée dans le dossier. 

Les procédures détaillées ci-dessus visent à éviter des déficits dans l’allocation personnelle d’une personne lorsqu’elle déménage dans une nouvelle résidence. Si une personne emménage dans une résidence exploitée par un autre organisme et qu’un manque temporaire se produit parce que les prestations de la personne ne sont pas encore versées à la nouvelle agence, l’agence peut avancer l’allocation personnelle de la personne jusqu’à ce que les prestations soient reçues. C’est la seule fois où un organisme peut avancer des fonds à un particulier. Toute autre avance de fonds constitue un nantissement et est interdite. 

Un fournisseur non résidentiel qui accepte des fonds d’allocation personnelle d’une agence résidentielle pour l’usage d’une personne assume la responsabilité de ces fonds et doit les gérer conformément à la réglementation sur les allocations personnelles. 

Cette responsabilité comprend l’établissement de politiques et de procédures qui traitent, au minimum :

• L’utilisation des fonds
• La sécurité des fonds
• Tenue de documents, à la fois électroniquement et sur papier
• La responsabilité de tout le personnel de l’organisme qui gère l’argent, y compris le personnel, les entrepreneurs, les consultants et les bénévoles 
• Dépenses et suivi de l’allocation personnelle

De plus, la réglementation sur les allocations personnelles exige qu’un fournisseur non résidentiel :

• Tenir à jour un registre ou un grand livre propre à la personne détaillant les reçus, les décaissements et le solde des fonds d’allocation personnelle
• Obtenir des reçus conformément à 14 NYCRR 633.15
• S’assurer que les dépenses profitent à la personne et que les articles achetés par ou pour la personne deviennent ses biens personnels
• S’assurer que l’utilisation de l’allocation personnelle est conforme au plan de dépenses de la personne
• Envoyez à l’agence résidentielle une copie du grand livre de chaque personne pour laquelle le programme détient des fonds d’allocations personnelles trimestriellement.

Il existe différents types de comptes associés à l’allocation personnelle. La documentation doit être conservée pour tous les comptes couverts par la réglementation sur les allocations personnelles. Bien que vous ne puissiez pas travailler avec tous, vous devez connaître leurs objectifs et vous devez également savoir:

• Qui, dans votre agence, gère les comptes?
• Comment votre agence gère-t-elle l’allocation personnelle ? 

Vous devez également savoir comment accéder aux informations concernant le montant de l’allocation personnelle due à une personne au cours d’un mois donné et le ou les soldes totaux du ou des comptes d’allocations personnelles avec lesquels vous travaillez. Ces comptes peuvent inclure tout ou partie des éléments suivants :

• Un compte d’allocation personnelle
• Un compte d’allocation personnelle fiduciaire d’agence
• Un compte appartenant à une personne
• Espèces ou équivalents de trésorerie, comme une carte de débit ou une carte de crédit prépayée, à la résidence de la personne et/ou au programme de jour
• Argent en possession de la personne

Compte d’allocation personnelle
Lorsque l’agence résidentielle gère l’allocation personnelle, un compte d’allocation personnelle doit être établi pour la personne. Cela s’applique lorsque l’agence est un bénéficiaire représentatif et/ou lorsqu’elle reçoit des fonds du bénéficiaire représentatif ou de la personne à gérer. Le compte d’allocations personnelles consiste en un processus comptable permettant d’enregistrer la réception et le versement de toutes les allocations personnelles. Il n’y a pas de format obligatoire, mais il est suggéré qu’il y ait des colonnes pour montrer la différence entre le revenu courant et l’épargne. Les agences doivent identifier les comptes qui détiennent des allocations personnelles et quels montants figurent dans chacun d’eux, au moins une fois par trimestre. Les fonds du compte d’allocations personnelles doivent être conservés dans un ou plusieurs des comptes suivants :   

• Un compte d’allocation personnelle fiduciaire d’agence
• Un compte appartenant à une personne
• Argent comptant à la résidence de la personne
• Espèces avec d’autres fournisseurs de services

Compte d’allocation personnelle fiduciaire de l’Agence

Les comptes d’allocations personnelles fiduciaires sont établis par un organisme pour contenir les fonds d’allocations personnelles dont ils sont responsables. Ils peuvent contenir l’allocation personnelle pour plusieurs personnes, mais les agences doivent être en mesure d’identifier l’allocation personnelle appartenant à chaque personne. Le compte doit porter intérêt. Les intérêts sur le compte doivent être alloués à toutes les personnes qui ont de l’argent dans le compte. Bien que l’agence contrôle le compte bancaire, elle ne possède pas l’argent du compte. 

Seuls les employés autorisés de l’agence devraient avoir accès au compte fiduciaire. L’argent ne peut être déboursé que comme suit :

• À la personne pour les dépenses 
• À la résidence pour garder de l’argent en main pour la personne 
• Aux fournisseurs pour payer les dépenses d’allocation personnelle  
• À la famille ou aux amis pour rembourser les achats avec des reçus
• Vers un compte appartenant à une personne

Compte appartenant à une personne
Un compte appartenant à une personne est un compte dans une institution financière de la collectivité. Le compte peut être utilisé pour les personnes qui peuvent avoir des compétences en gestion de l’argent mais qui ont besoin d’une formation, pour celles qui ont besoin d’aide pour déposer et retirer physiquement des fonds, ou pour d’autres raisons documentées dans le PEP. Il ne devrait être qu’au nom de la personne pour refléter la propriété exclusive. Le compte ne doit jamais être à la fois au nom de la personne et au nom de l’agence ou d’un employé de l’agence. Si possible, le compte doit porter intérêt. Les salaires peuvent être déposés sur le compte. En termes de documentation et de contrôle, le dépôt direct est toujours une bonne idée.

Certaines agences utilisent des cartes de débit ou de guichet automatique pour mieux gérer les allocations personnelles. Cela a un avantage car l’argent est accessible de presque n’importe où et de la même manière que tout le monde. La plupart des guichets automatiques ont des caméras, ce qui est utile pour enquêter sur les problèmes. Le relevé bancaire indique les retraits et les crédits et peut être utilisé comme contrôle interne. Cela réduit également le montant d’argent liquide dans la maison. 

Étant donné que le compte appartenant à la personne n’appartient qu’à la personne, elle est responsable de tous les frais liés au compte. Cependant, l’agence a le devoir de rechercher la meilleure option pour l’individu et d’essayer d’obtenir une exonération des frais. L’agence est également responsable de surveiller le solde du compte pour s’assurer que les ressources totales de la personne restent en dessous de la limite autorisée afin que les prestations de la personne ne soient pas réduites.

Espèces à la Résidence
Conformément au PPE et à la demande de la personne ou du personnel de l’agence appropriée, de l’argent peut être conservé à la résidence pour répondre aux besoins quotidiens d’une personne. L’argent doit être dans un endroit sûr et il devrait y avoir un accès limité aux fonds. Les fonds devraient être mis à la disposition de la personne à sa demande. Il doit y avoir des documents à la résidence, y compris un grand livre ou l’équivalent, de tous les reçus, des décaissements et du solde de toute l’argent liquide de la résidence. Les équivalents de trésorerie, comme les cartes de crédit prépayées, doivent être traités comme de l’argent comptant s’ils sont détenus par la résidence. Le montant d’argent comptant à la résidence devrait refléter les besoins de dépenses de la personne en fonction de son PEP et être égal ou inférieur au montant plafond de trésorerie pour la résidence. Le plafond légal s’applique au montant total d’espèces, y compris les salaires, qui peut être maintenu par l’agence dans la résidence d’une personne. Le plafond de trésorerie est ajusté annuellement lorsqu’il y a un COLA SSA et est égal au montant de l’allocation personnelle légale pour les soins collectifs de niveau III (école spécialisée) plus 20 $. Ce montant peut être dépassé jusqu’à 14 jours civils dans un but précis. La documentation du montant, de l’heure et de l’objet spécifiques du montant excédentaire doit être incluse dans l’enregistrement du compte de caisse. Une agence peut choisir un plafond de trésorerie inférieur au montant légal, mais ne peut pas dépasser ce montant. Une partie de l’argent comptant à la résidence peut être fournie à un programme non résidentiel pour être utilisée par la personne pendant qu’elle reçoit des services dans le cadre de ce programme. 

Programme Cash at the Day
Les programmes de jour doivent respecter les exigences de tous les fournisseurs non résidentiels. Les fonds versés à un programme de jour ne devraient pas avoir d’incidence négative sur la capacité de la personne à faire les choses qu’elle aime le soir et la fin de semaine. Un programme résidentiel ne peut pas transférer des fonds d’allocation personnelle au programme de jour à moins que le programme de jour n’ait mis en place des procédures pour gérer l’allocation personnelle, notamment :

• Tenir des registres et des reçus distincts pour chaque personne pour laquelle le programme de jour gère l’argent des allocations personnelles 
• Envoi d’un rapport trimestriel au programme résidentiel
• Suivre la PPE de la personne

Ces procédures ne devraient être utilisées que pour les personnes qui sont incapables de gérer leurs propres fonds ou pour des montants supérieurs à ceux indiqués dans leur évaluation de la gestion de fonds. Si le programme de jour ne respecte pas les exigences réglementaires, le personnel de l’agence résidentielle ne devrait pas envoyer de fonds d’allocation personnelle au programme de jour. 

Exemple : Un DDSOO et un programme de jour travaillent ensemble pour fournir une allocation personnelle à Jessica lors des sorties communautaires de jour de son choix. La résidence retire une petite somme (20 $ ou moins) de l’argent en main et l’envoie au programme de jour. Le programme de jour remet un reçu pour l’argent à la résidence. Le personnel du programme de jour tient un registre de toutes les dépenses, y compris la façon dont l’argent a été utilisé et les reçus au besoin. Chaque trimestre, le programme de jour envoie une copie du grand livre au programme résidentiel. Cet arrangement réduit le temps et la paperasse du transfert de petits montants spécifiques entre le programme de jour et la résidence. L’OPWDD considère également qu’il s’agit d’un arrangement plus sûr, car moins de personnes manipulent l’argent chaque jour.