Politique, lignes directrices et planification en matière d’allocation personnelle

La gestion et l’utilisation de l’allocation personnelle sont régies par l’article 131-o de la loi sur les services sociaux et le règlement OPWDD 14 NYCRR 633.15. Ces règlements stipulent que les dépenses d’allocations personnelles devraient :

• Refléter les préférences, les choix et les besoins de la personne
• Impliquer la personne
• Être planifié pour répondre aux désirs et aux besoins de la personne tout au long de l’année

L’allocation personnelle devrait être utilisée pour aider les gens à améliorer la qualité de leur temps libre et la qualité de leur vie. Dans la mesure du possible, les gens devraient participer aux activités de planification et de dépenses. En impliquant chaque personne dans le processus de prise de décision, ses achats refléteront mieux ses préférences. Leur allocation personnelle devrait être disponible lorsqu’elle est demandée ou nécessaire. L’allocation personnelle ne peut être retenue à une personne pour quelque raison que ce soit.  

Les prestataires de soins familiaux et les organismes de parrainage qui gèrent les fonds d’allocation personnelle doivent respecter les règlements de la sécurité sociale et de l’OPWDD. En règle générale, les fournisseurs de soins familiaux gèrent les fonds d’allocation personnelle au nom des personnes qu’ils servent, à moins que la personne ne puisse gérer ses propres fonds. L’organisme parrain doit s’assurer que les fournisseurs de soins familiaux se conforment à la réglementation et doit assurer une surveillance appropriée.

Étant donné que l’allocation personnelle provient généralement des prestations gouvernementales, il est très important que les prestations des particuliers soient maintenues et protégées pour s’assurer que les fonds personnels sont disponibles pour leurs dépenses. Le bénéficiaire représentatif, habituellement l’agence résidentielle, devrait suivre le revenu et les ressources de la personne. Ils doivent s’assurer que la personne reste admissible aux prestations qu’elle reçoit et déclarer les revenus ou les ressources excédentaires aux organismes payeurs de prestations. L’agence résidentielle doit également répondre aux demandes de l’Administration de la sécurité sociale (SSA) en temps opportun, car les prestations de sécurité sociale et le revenu de sécurité supplémentaire (SSI) sont les principales sources de fonds d’allocations personnelles pour la plupart des individus. Les bénéficiaires représentatifs ont un rôle important dans la gestion de l’allocation personnelle. Le site Web de SSA contient des informations sur les droits et les responsabilités des bénéficiaires représentatifs: www.ssa.gov/payee/index.htm.

La sécurité sociale a également plusieurs brochures disponibles en ligne, ou vous pouvez les demander par téléphone ou par courrier à votre bureau local de la sécurité sociale.

Pour des questions générales ou des informations sur la sécurité sociale ou les prestations SSI, le Bureau des enquêtes publiques peut être contacté à l’adresse suivante:

Administration de la sécurité sociale
Bureau des enquêtes publiques
Édifice Windsor Park
6401, boul. Security
Baltimore, MD 21235
1-800-772-1213
https://www.ssa.gov/

Les gens dépensent de l’argent pour beaucoup de choses différentes et pour diverses raisons. Bien qu’il puisse être utilisé pour des choses dont ils ont besoin, les gens dépensent également de l’argent pour des articles qu’ils aiment ou veulent. Ils peuvent payer l’entrée à un concert, des billets de cinéma, des repas au restaurant, des dépenses liées aux loisirs ou la personnalisation de leur chambre. Les gens mettent également de côté leur argent pour économiser pour un voyage ou d’autres articles de billets plus importants. Dans tous les cas, les gens font des choix sur la façon de dépenser de l’argent. Lorsque les gens choisissent qui va se couper les cheveux, quoi lire, ou s’il faut acheter un jean ou un pantalon habillé, leurs achats révèlent leurs préférences et leur personnalité.

Les personnes desservies par OPWDD DDSOO et les organismes bénévoles doivent avoir la possibilité de faire des choix et d’exprimer qui elles sont. Les règles et règlements de l’État de New York exigent que l’allocation personnelle soit utilisée au profit des personnes ayant une déficience intellectuelle. Ces règles et règlements donnent également aux gens le droit d’utiliser leur allocation personnelle comme ils le souhaitent. Leurs achats devraient aider à les impliquer dans la communauté locale ou être pour des articles et des services qui améliorent leur qualité de vie.

Les gens doivent être en mesure d’utiliser leur allocation personnelle de manière significative. Cela comprend faire des choix sur les dépenses personnelles, apprendre à établir un budget et épargner pour un article spécifique. La personne a-t-elle un passe-temps spécial? Aiment-ils un type particulier de musique?  Veulent-ils faire du camping ou des vacances spéciales?  L’allocation personnelle peut être utilisée à ces fins et plus encore.

Nous discuterons de nombreuses occasions d’utiliser de manière appropriée l’allocation personnelle pour améliorer la vie d’une personne et poursuivre ses intérêts. Vous devez également savoir quand l’allocation personnelle ne peut pas être utilisée. 

L’allocation personnelle ne doit PAS être utilisée pour:

• Les dépenses que le fournisseur de services résidentiel, de jour ou d’autres fournisseurs de services doivent payer; se reporter à la section Responsabilités de l’Agence 
• Articles ou services payés par Medicaid, Medicare et / ou une assurance maladie tierce
• Services et/ou fournitures médicaux, dentaires et cliniques nécessaires
• Transport vers ou depuis les services requis
• Toute activité faisant partie du plan de service individualisé (FSI) / plan de vie pour laquelle le fournisseur sera remboursé 
• Dépenses et services de personnel volontaires de l’organisme (à moins que certains critères ne soient remplis)
• Toutes les dépenses des employés de l’État
• Achats lorsque l’individu n’a pas le choix

Les fonds d’allocation personnelle appartiennent à l’individu. Leur argent doit être disponible pour des dépenses personnelles sur des articles ou des services de leur choix. Les achats effectués avec une allocation personnelle doivent bénéficier personnellement à l’individu. Lorsqu’une agence gère l’allocation personnelle, le personnel de l’agence doit impliquer la personne autant que possible dans la décision de la façon dont son argent sera utilisé. Toutes les dépenses tout au long de l’année doivent être conformes aux préférences, aux choix et aux intérêts de la personne. 

Le personnel de l’Organisme doit présumer que toutes les personnes ayant une déficience intellectuelle ont une certaine capacité d’autodéfense et peuvent aider à déterminer la façon dont leur allocation personnelle est dépensée. Même si certaines personnes n’utilisent pas de mots pour communiquer, le personnel peut prêter attention à leur langage corporel, à leurs yeux et à d’autres communications non verbales. Le contact visuel ou les expressions faciales peuvent transmettre beaucoup de choses sur ce qu’une personne peut ressentir. Le personnel doit regarder les visages des gens, suivre leurs regards et chercher des sourires. Ils peuvent également rechercher d’autres indices non verbaux tels que les bras ouverts et les yeux écarquillés. Les gens peuvent exprimer leurs préférences pour dépenser avec leur comportement. Le personnel doit observer toute expression comportementale commune ou récurrente du bonheur ou d’autres émotions afin de déterminer les articles et services préférés lors de la planification des dépenses personnelles. Ils peuvent voir ce que la personne aime le plus et a hâte de le faire. En fonction des choses que la personne apprécie, le personnel peut aider la personne à identifier les magasins et les vendeurs où elle peut devenir un client régulier et apprécié.

Si une personne utilise un dispositif de communication augmentée, il doit être programmé avec les choix d’allocation personnelle de l’individu. Lors de la planification, le personnel devrait parler à ceux qui connaissent bien la personne, comme un membre de la famille, un avocat ou un professionnel du soutien direct spécial. Ces personnes devraient continuer d’avoir leur mot à dire tout au long de l’année, car les préférences de la personne peuvent changer.
 

Exemple - Assurer le choix 
Grant a 40 ans et n’a pas de famille qui est en contact avec lui. Il utilise un fauteuil roulant et n’utilise pas de mots pour s’exprimer. Lorsqu’il a emménagé dans sa maison actuelle, le personnel résidentiel a eu du mal à comprendre ce que Grant aimait. Pour ces raisons, il était difficile de l’impliquer dans la planification de l’utilisation de son allocation personnelle.

Le personnel résidentiel a prêté attention et a remarqué ce qui intéressait Grant. Chaque fois qu’il voyait un animal, il arrêtait ce qu’il faisait pour regarder. Il semblait apprécier les écureuils qui jouaient devant sa maison. Il observait souvent les oiseaux qui avaient niché dans le chêne de la cour avant.

Après avoir rencontré le gestionnaire des soins de Grant et le personnel de son programme de jour, le personnel du logement a créé un plan pour utiliser son allocation personnelle en fonction de ce qui, selon eux, l’intéresserait. Comme Grant s’intéressait aux animaux et aimait observer les oiseaux, le personnel résidentiel a utilisé son allocation personnelle pour acheter une petite mangeoire à oiseaux qu’ils ont installée à l’extérieur de la fenêtre de sa chambre. Il aime maintenant observer les oiseaux et les écureuils qu’il attire. Grant passe également du temps dans le parc et dans un zoo à proximité. Ces activités lui sont bénéfiques personnellement et améliorent sa qualité de vie parce qu’elles l’intéressent et l’impliquent avec d’autres personnes de la communauté.

Le personnel résidentiel a également utilisé l’allocation personnelle de Grant pour acheter un appareil photo et des albums photo pour lui. Ils l’aident à écrire les noms des animaux à côté des photos qu’il prend au parc, au zoo et dans sa chambre. Les jours de pluie, le personnel aide Grant à travailler sur son album d’animaux. 

Le gestionnaire de soins de Grant a trouvé un bénévole avec une camionnette, et maintenant il va observer les oiseaux avec un autre membre de la communauté.

Déterminer les préférences d’une personne

Lorsque vous cherchez des commentaires sur le choix des dépenses personnelles, les questions suivantes doivent être posées :

• Où sont les endroits préférés de la personne? 
• Qui sont les personnes les plus importantes dans la vie de la personne? 
• Quelles sont les capacités, les dons, les préférences et les intérêts uniques de la personne?
• Quelles sont les choses qui rendent la personne la plus heureuse?
• Quel est le niveau d’activité de la personne? S’agit-il d’une personne du matin ou d’une personne du soir? Sont-ils à haute énergie ou sédentaires?
• Quelles situations sensorielles la personne apprécie-t-elle?  Considérez leurs réactions aux lumières vives, au toucher, aux sons, aux odeurs et aux goûts. 
• Qu’est-ce que la personne préfère lorsqu’elle dîne au restaurant - restauration rapide ou gastronomie, table ou stand? La personne a-t-elle un régime alimentaire spécial ou aime-t-elle des éléments spéciaux du menu?  

Les réponses à ces questions aideront à planifier et à déterminer :

• Où la personne peut devenir un client précieux
• Quelles activités communautaires rassemblent la personne avec ceux qui partagent des intérêts similaires 
• Façons dont la personne peut rencontrer de nouvelles personnes et approfondir les amitiés et les relations avec les autres
• Si la personne peut participer à des clubs, des organismes de services, des événements civiques, des organismes ethniques ou culturels, des groupes sportifs, de santé et de conditionnement physique et des groupes de soutien communautaire et personnel 

Lorsqu’une agence résidentielle certifiée gère l’allocation personnelle d’une personne, une planification annuelle des dépenses personnelles de cette personne est requise. La planification doit impliquer la personne et son équipe. L’équipe devrait comprendre la personne, son gestionnaire de soins, les membres de la famille concernés, les défenseurs, le personnel de la résidence de la personne, le personnel d’un programme non résidentiel, son fournisseur de soins familiaux et toute personne qui s’occupera de l’allocation personnelle pour la personne. La documentation de cette planification des dépenses doit être intégrée à un plan de dépenses personnelles (PEP).

Exigences légales

• La réglementation de l’OPWDD exige un plan de dépenses personnelles (PEP) écrit annuel qui comprend une évaluation de la gestion de l’argent (MMA). 
• Des copies du PEP et du MMA doivent être incluses dans le dossier de la personne à la résidence.
• La PPE doit être conforme au plan d’habilitation/traitement et au plan de surveillance protectrice
• La personne, son organisme d’établissement, son intervenant et le gestionnaire de soins doivent avoir une copie du PEP (les renseignements du PEP peuvent également être partagés avec d’autres parties concernées si nécessaire, mais seulement après avoir demandé à la personne et à son avocat)

Évaluation de la gestion de l’argent (MMA)

La planification des dépenses personnelles est un processus. Cela commence par une évaluation de la gestion de l’argent (MMA) et la création d’un PEP. Les règlements sur les allocations personnelles exigent qu’un MMA soit complété par l’équipe de chaque personne. Cela s’applique à toute personne recevant une allocation personnelle gérée par le DDSOO ou l’organisme bénévole.

L’évaluation est complétée chaque année avec le PEP et doit démontrer:

• La capacité de la personne à gérer des fonds de façon autonome  
• Le montant des fonds que la personne peut gérer de façon indépendante
• La fréquence à laquelle les fonds peuvent être fournis (p. ex., 10 $ par semaine)

Voici quelques éléments à prendre en compte lors du développement du MMA :

• La compréhension de la personne du concept d’argent
• Leur intérêt démontré pour l’achat indépendant d’articles ou de services
• Leur intérêt ou leur capacité à détenir de l’argent et à faire des achats
• S’ils reconnaissent la différence entre la valeur des pièces et du papier-monnaie
• Leur conscience qu’ils devraient recevoir de la monnaie et le montant

Plan de dépenses personnelles (PEP)

Le PEP est un guide pour l’utilisation de l’allocation personnelle mensuelle et des ressources de la personne au cours des 12 prochains mois pour les articles que la personne veut actuellement ou pourrait vouloir à l’avenir. Le plan doit permettre à la personne d’avoir autant de choix que possible et peut inclure des achats personnels ou des articles de luxe, des divertissements, des vacances, des visites à la maison et en famille, ou d’autres dépenses. Le PEP doit inclure une description des ressources prévues, de l’allocation personnelle et des dépenses prévues de la personne sur une base annuelle et/ou mensuelle. Si une personne a une carte de crédit ou un prêt qu’elle paie, les paiements devraient être reflétés dans le PEP. Le montant alloué dans le PEP à la personne à gérer de manière indépendante doit être conforme au MMA. 

Le PEP est un document facilement reconnaissable qui répond aux exigences légales de la planification financière annuelle et qui tient compte :

• Les besoins quotidiens et à long terme d’une personne
• Articles spéciaux tels que des vacances, des achats importants ou un compte d’enterrement 
• Salaires, autres revenus et ressources comme sources de fonds personnels

Le DDSOO ou l’organisme bénévole confie la responsabilité du suivi de la PPE au personnel ou aux fournisseurs de soins familiaux qui effectuent des dépenses d’allocation personnelle avec la personne. Leur travail consiste à s’assurer que les dépenses d’allocations personnelles sont conformes au PEP. Les demandes de fonds qui ne respectent pas le PPE devraient être discutées avec la personne et l’équipe afin que des ajustements puissent être apportés au PEP si nécessaire. En suivant le plan, le DDSOO ou l’organisme bénévole s’assurera que les choix de dépenses d’une personne seront effectués. Suivre la PPE réduit également la nécessité de dépenser à la dernière minute pour maintenir la personne sous les limites de ressources pour Medicaid ou SSI.

Bien que le gestionnaire de soins doive être un membre de l’équipe qui crée le PEP et le MMA, ces exigences ne sont pas des services Medicaid. Le gestionnaire de soins ne peut pas se voir confier la responsabilité de rédiger, de surveiller ou de vérifier le PEP ou le MMA. 

Étant donné que les intérêts de la personne peuvent changer, le plan peut et doit être modifié à tout moment, mais il doit être mis à jour au moins une fois tous les 12 mois. Un changement dans les soins de santé ou les soutiens familiaux peut également être une raison de revoir le plan. C’est le travail de l’équipe de noter ces changements et de prendre des dispositions pour apporter des changements au plan. Le DDSOO ou l’organisme bénévole qui gère l’allocation personnelle établit comment un plan de dépenses personnelles peut être modifié et qui peut le modifier. Le plan ne remplace pas le grand livre en ce qui concerne la documentation des dépenses réelles; c’est un guide pour ceux qui aident la personne à faire des choix financiers. Il ne doit pas être utilisé pour limiter les possibilités de dépenses personnelles de la personne. L’utilisation du plan peut aider les gens à budgétiser leurs revenus afin que les activités préférées ou les vacances ne soient pas affectées par des achats impulsifs fréquents, mais il devrait être suffisamment flexible pour leur permettre de changer d’avis. 

La Division de l’amélioration de la qualité de l’OPWDD vérifiera la présence d’un PEP et des preuves que la planification des dépenses est mise à jour au moins une fois par an pour refléter la flexibilité et les priorités actuelles de chaque personne.

L’allocation personnelle ne doit jamais être retenue à un individu pour quelque raison que ce soit.

Évaluation de la gestion de l’argent et modèles de plans de dépenses personnelles

Les pages suivantes contiennent des exemples de formats pour le MMA et le PEP. Ces formulaires peuvent également être téléchargés à partir du site Web de l’OPWDD :

MMA:https://opwdd.ny.gov/system/files?file=documents/2020/03/money_management_0-5.pdf

PEP : https://opwdd.ny.gov/system/files/documents/2020/02/personal-expenditure-plan-pep-form-sample.pdf