L'auto-orientation pour les prestataires

L'OPWDD s'engage à aider les personnes ayant une déficience intellectuelle à avoir le plus de contrôle possible sur la façon dont elles reçoivent leurs soutiens et services. Les services autogérés offrent le plus grand contrôle sur la manière, le lieu et les personnes qui fournissent les services. L'autogestion offre un large éventail d'options. Une personne peut choisir d'élaborer un plan personnalisé de manière à répondre au mieux à ses intérêts et à ses besoins.

Le participant à l'autogestion accepte la responsabilité de la cogestion de ses aides et services. Le degré de responsabilité varie en fonction du niveau d'autorité que le participant choisit d'exercer. L'autorité est un terme utilisé par les Centers for Medicaid and Medicare Services (CMS) pour décrire le contrôle qu'une personne recevant des services exerce lorsqu'elle choisit d'autogérer ses services. Les participants disposent d'un éventail d'options pour choisir le niveau d'autorité d'autogestion qu'ils souhaitent avoir. Il existe deux types d'autorisation d'autogestion : l'autorité de l'employeur et l'autorité budgétaire. Une personne peut choisir d'avoir l'un ou l'autre type d'autorité, ou les deux.

Autorité de l'employeur

La personne embauche, planifie et supervise le personnel qui l'aide. Elle détermine les activités qui seront soutenues et la manière dont ce soutien sera fourni. Les services sont fournis à la personne par le personnel de l'agence dans le cadre d'un modèle de co-emploi. Dans un modèle de co-emploi, la personne peut choisir d'embaucher du personnel, de former le personnel en fonction de ses intérêts, de surveiller le personnel et de lui fournir des commentaires, et de mettre fin aux services du personnel s'ils ne correspondent pas aux attentes de la personne. Si une personne choisit d'embaucher elle-même son personnel, elle obtient l'autorité budgétaire et détermine la rémunération de ce personnel.

Autorisation budgétaire

La personne qui s'autogère avec une autorité budgétaire doit travailler dans le cadre d'un compte personnel de ressources (CPR) et élaborer un budget d'autogestion. La personne choisit les biens et les services qu'elle souhaite recevoir et sélectionne la personne qui est payée pour les fournir ou la manière dont ils sont achetés. Une personne qui dispose d'une autorisation budgétaire et qui travaille dans le cadre d'un compte de ressources personnelles peut accéder à des biens ou à des services nécessaires par le biais de biens et de services individuels (IDGS). Un intermédiaire fiscal (IF) travaille avec la personne pour effectuer la facturation et le paiement des biens et services identifiés dans le budget. Une personne qui choisit d'avoir l'autorité budgétaire peut recevoir et budgétiser des services qui sont soutenus par une agence, embauchés par elle-même ou achetés par un prestataire direct.

Soutien aux intermédiaires fiscaux (IF)

L’OPWDD propose une série de formations en 3parties à l’intention des agences d’intermédiaires fiscaux afin de s’assurer que tout le personnel des agences d’intermédiaires fiscaux est formé pour fournir des services de manière cohérente.

Les formations couvrent plusieurs sujets, notamment la facturation et la réclamation, les meilleures pratiques et la façon de surmonter les défis courants. Les formations décrivent les politiques et les pratiques existantes.

Les trois formations sont disponibles sur le système de gestion de l’apprentissage (SLMS) à l’échelle de l’État.

Les informations sur le cours pour cette série 3parties :

1. Le module 1: Mise à jour de l’état des contrats d’intermédiaire fiscal, Vue d’ensemble de la facturation et de la réclamation et facturation auto-embauchée est disponible dans le SLMS sous le code de classe OPWDD-EL-FI-M1. Voir le module 1 formation.
2. Le module 2: Le service d’intermédiaire fiscal et les mises à jour récentes est disponible dans le SLMS sous le code de classe OPWDD-EL-FI-M2. Voir le module 2 formation.
3. Le module 3: Meilleures pratiques pour les intermédiaires fiscaux, relever les défis et ressources est disponible dans le SLMS sous le code de classe OPWDD-EL-FI-M3. Voir le module 3 formation.

Foire aux questions :

Q : Les agences intermédiaires fiscales sont-elles exemptées de l'obligation de se conformer aux réglementations de Medicaid et de l'État de New York ?

R : Non, les agences intermédiaires fiscales sont soumises aux mêmes normes de conformité que tous les autres prestataires de services de l'OPWDD et les prestataires de services financés par Medicaid. En tant que fournisseurs certifiés à but non lucratif de services d'exemption de l'OPWDD pour les services à domicile et de proximité, les agences intermédiaires fiscales sont tenues de respecter l'ensemble des réglementations, politiques et orientations pertinentes. Il s'agit notamment de la surveillance exercée par diverses entités, dont les Centers for Medicaid and Medicare Services, l'OPWDD (y compris la Division of Quality Improvement et l'Office of Audit Services, etc. Les agences intermédiaires fiscales doivent veiller au respect des réglementations de Medicaid et de l'entreprise, comme indiqué dans les orientations et directives de l'OPWDD, afin de maintenir l'intégrité et la qualité des services fournis aux personnes qui s'autogèrent.

Classes communautaires

La catégorie des cours communautaires est conçue pour être utilisée pour améliorer et maintenir l’inclusion et l’intégration communautaires en remboursant les cours accessibles au public qui enseignent une matière spécifique liée aux besoins et aux objectifs d’une personne (p. ex., art, danse, exercice, cuisine, formation en informatique). La politique de l’OPWDD stipule que les personnes qui gèrent elles-mêmes leur budget doivent utiliser des classes communautaires qui respectent les exigences spécifiées. Les catégories communautaires sont admissibles au financement des biens et services autogérés par les particuliers dans les cas suivants :

• Le cours se déroule dans un cadre communautaire intégré,
• L’inscription aux cours est ouverte à toute personne en situation de handicap ou non,
• Le contenu de la classe ne fait pas double emploi avec un service du Medicaid State Plan ou Waiver, et
• La classe fournit des instructions à la personne en lui enseignant un sujet spécifique lié à ses besoins et à ses objectifs, par exemple, la danse, l’exercice ou la cuisine.

L’objectif de ces lignes directrices est de promouvoir l’inclusion et l’intégration de la communauté en donnant accès à tout ce que la communauté a à offrir à la personne soutenue par les services de l’OPWDD.

Les cours qui sont conçus et offerts exclusivement aux personnes ayant une déficience intellectuelle, et qui ne sont pas accessibles au public, ne respectent pas ces normes.

En outre, la définition des biens et services à usage individuel, qui comprend la catégorie communautaire, figure à la fois dans le Home and Community Based Services Waiver et dans l'ADM 2015-05R : "Les biens et services à usage individuel (IDGS) sont des services, des équipements ou des fournitures qui ne sont pas fournis par ailleurs dans le cadre de cette dérogation ou du plan d'État Medicaid et qui répondent à un besoin identifié dans le plan de service d'un individu, ce qui inclut l'amélioration et le maintien des possibilités pour l'individu d'être un membre à part entière de la communauté".

Les règles de service garantissent que les programmes de classe communautaire ne font pas double emploi avec un plan d'État ou un service d'exonération ou ne présentent pas les qualités de programmes certifiés pour les personnes souffrant de troubles du développement sans être autorisés, réglementés et supervisés par l'OPWDD et ses activités d'assurance de la qualité. Cela permet à l'OPWDD de répondre de manière cohérente aux assurances de la dérogation pour toutes les options de services de jour, comme l'exigent les Centers for Medicaid and Medicare Services (Centres pour les services médicaux et les services de santé).

Par conséquent, les cours qui visent à soulager les aidants naturels ou à enseigner des compétences d’adaptation aux personnes ayant une déficience intellectuelle ne sont pas admissibles au remboursement des cours communautaires par autodirection. Les gens devraient voir ce genre de besoins satisfaits par des services comme le répit, la réadaptation de jour ou la réadaptation communautaire.

Questions fréquemment posées

Q: Au cours de la formation des intermédiaires financiers en novembre 2022, l’OPWDD a-t-il communiqué de nouvelles politiques ou règles non officielles relatives aux catégories communautaires de biens et de services dirigés individuellement qui entrent en conflit avec la politique d’autodirection existante ?

Un: Non, c’est une idée fausse. La formation visait à fournir des conseils aux agences d’intermédiaires fiscaux afin d’assurer la conformité aux règles et directives de l’OPWDD et de normaliser les connaissances opérationnelles des intermédiaires fiscaux.  Le module 3 de cette série de formation n’a pas pour but d’éliminer ou de limiter les cours communautaires, mais plutôt de s’assurer que les organismes d’intermédiaires fiscaux comprennent leurs responsabilités en matière de conformité aux règles existantes, y compris celles liées aux cours communautaires.

Q: L’OPWDD limite-t-il la liberté de choix des personnes qui s’autodirigent ?

Un: Pas du tout. L’autodirection avec OPWDD est intentionnellement conçue pour donner aux gens une autonomie et un pouvoir décisionnel importants sur leurs services. Ceux qui s’autodirigent ont accès à un large éventail de services de plan d’État et de dérogation, y compris des classes communautaires. Ils sont habilités à déterminer la portée de ces services en fonction de leurs besoins et préférences spécifiques, tout en respectant les allocations budgétaires qui leur sont allouées dans le cadre de l’autogestion. De plus, certains services, tels que les biens et services dirigés individuellement, sont exclusivement accessibles aux personnes qui s’autodirigent, ce qui élargit encore la gamme d’options disponibles pour adapter leur soutien en fonction de leurs objectifs et de leurs ambitions.

Q : Pourquoi un organisme d’intermédiaire financier imposerait-il des exigences de surveillance à une catégorie communautaire choisie par la personne qui se dirige elle-même ? Le participant à l’autodirection n’a-t-il pas le droit de choisir la façon dont son financement est dépensé ?

R : Les organismes intermédiaires fiscaux doivent évaluer soigneusement si une catégorie communautaire correspond à l'objectif de promotion de l'intégration communautaire. Le remboursement de ces cours est subordonné au respect de règles spécifiques et à un contrôle visant à garantir la conformité avec les normes applicables, notamment celles qui figurent dans le Home and Community Based Services Waiver et dans les mémorandums administratifs de l'OPWDD. L'annexe C C-1/C-3 du Home and Community Based Services Waiver indique que "l'ensemble des tâches les plus typiques pour lesquelles l'IF aide l'individu à s'autogérer est la facturation et le paiement des biens et services approuvés, la comptabilité et les rapports fiscaux, la garantie de la conformité à Medicaid et aux règles de l'entreprise, et le soutien administratif général". L'OPWDD ADM 2019-07 note également que dans le cadre de toute facturation de services d'intermédiation fiscale, l'agence d'intermédiation fiscale doit "s'assurer de la conformité de Medicaid et de l'entreprise". Les cours communautaires, qui relèvent de la catégorie des biens et services individuels, visent à favoriser l'intégration et l'inclusion dans la communauté en remboursant les cours publics qui répondent aux besoins et aux objectifs des personnes. Toutefois, ces cours doivent répondre à certains critères, notamment être ouverts au public et se dérouler dans un cadre intégré, pour pouvoir être remboursés. En outre, les cours exclusivement conçus pour les personnes souffrant de troubles du développement peuvent ne pas satisfaire aux normes d'intégration dans la communauté et risquent d'enfreindre les règles fédérales relatives à l'encadrement des services à domicile et des services de proximité.

Achat direct FI vs. remboursement

Les agences intermédiaires fiscales sont encouragées à acheter directement des articles pour le compte des personnes qui s'autogèrent, plutôt que de leur demander d'engager des frais initiaux et d'en demander le remboursement. Pour les personnes disposant de peu d'argent, le paiement direct peut être très utile pour les aider à vivre de manière indépendante. Cette pratique garantit également des paiements en temps voulu et aide les agences intermédiaires fiscales à se conformer aux réglementations de Medicaid et de l'entreprise.

Les paiements directs permettent également à l'organisme intermédiaire fiscal de savoir exactement comment et quand les paiements sont effectués, une information qui peut l'aider à assurer une facturation plus rapide. 

Foire aux questions

Q : Les participants à l’autodirection de l’OPWDD doivent-ils payer à l’avance pour les articles autorisés, puis demander un remboursement ?

Un: L’achat direct par l’intermédiaire d’une agence d’intermédiaire fiscal est une alternative aux personnes qui paient à l’avance pour les articles et qui demandent ensuite un remboursement auprès de leur intermédiaire fiscal. Cette approche est courante, en particulier pour les services tels que les subventions au logement, où les paiements sont souvent effectués directement aux propriétaires. Bien que certains services, comme le répit remboursé par les familles, puissent exiger des paiements initiaux de la part des familles, la plupart des autres services de remboursement peuvent être effectués directement par des organismes d’intermédiaires fiscaux. Cependant, il est essentiel de noter que certaines agences d’intermédiaires fiscaux peuvent avoir des politiques internes légèrement différentes concernant les paiements initiaux, de sorte que les personnes qui s’auto-dirigent doivent discuter de leurs préférences et de leurs options avec leur agence d’intermédiaire fiscal.

Enquête sur les contrats FI et modifications de contrats

Enquête sur les contrats de l’IF d’avril 2024

Afin de faciliter les modifications de contrat pour 2024 et d'informer le prochain cycle de contrat des IF, tous les IF ont été invités à répondre à une enquête sur les IF. Cette enquête a permis de recueillir des informations essentielles sur les habitudes et les tendances en matière de dépenses liées aux contrats FI. L'enquête devait être complétée et soumise à l'OPWDD avant toute demande de modification de contrat.

Un webinaire préenregistré qui explique comment remplir cette enquête est disponible en cliquant sur ce lien.

Demandes de modification de contrat FI

Les fournisseurs d'IF qui demandent une augmentation de contrat après l'entrée en vigueur des contrats d'IF sur le site 2025 doivent suivre la procédure décrite ci-dessous. Les modifications de contrats FI sont facilitées par les bureaux régionaux (RFO). Toute question concernant le processus, le calendrier et les attentes doit être adressée au responsable local de l'OCR.

Soumission d’une demande de modification

1. Les demandes de modification complètes doivent comprendre :
   • Déclaration de confirmation : Confirmation écrite que l'IF continue de rembourser aux participants inscrits les dépenses approuvées et budgétisées et qu'il maintient une liste d'attente pour gérer les nouvelles demandes de services de l'IF qui dépassent les montants prévus dans le contrat.
   • Justification : Explication de la raison pour laquelle le montant du contrat 2025 est insuffisant pour fournir des services aux inscriptions prévues telles qu'identifiées par le prestataire dans l'enquête sur l'utilisation de l'IF de mai 2024.
   • Ventilation du financement : Une description détaillée du financement supplémentaire demandé, y compris la méthodologie utilisée pour calculer la demande.
   • Exécution : L'extension du contrat initial de l'IF ( 2025 ) a été signée et exécutée avant la soumission de la demande d'avenant.
2. Les demandes de modification de contrat doivent être soumises à l'unité de gestion de la qualité et d'assistance technique (QMTA) du bureau régional compétent, en fonction de la région de l'IF, en indiquant comme objet : "[Nom de l'IF] Demande de modification de contrat".
   • 1 RFO – [email protected]
   • RFO2 - R2.QMTA@ OPWDD.NY.GOV
   • 3 RFO – [email protected]
   • 4 RFO – [email protected]
   • 5 RFO – [email protected]
3. Les ORP accuseront réception de la demande et indiqueront qu’elle a été transmise à la direction locale pour un examen plus approfondi.
4. La demande du fournisseur sera examinée par la direction de RFO. Au besoin, l’ORP demandera des renseignements supplémentaires pour permettre une évaluation approfondie.
5. Les directeurs de l’ORP soumettront la demande d’augmentation de contrat, les documents justificatifs et la déclaration de soutien local (ou de refus) au bureau central pour examen.

Qu'est-ce qu'un courtier en soutien ?
Les courtiers en soutien ("courtiers") aident les personnes souffrant de troubles du développement qui choisissent d'autogérer leurs services de l'Office for People with Developmental Disabilities (OPWDD) avec l'autorité budgétaire à développer un cercle de soutien et à remplir et gérer un budget d'autogestion. L'autodirection donne aux individus une responsabilité plus directe dans la gestion de leurs aides et services. Les personnes qui participent à l'autodirection peuvent recruter et gérer elles-mêmes leur personnel de soutien (autorité de l'employeur) et décider des soutiens et des services dont elles ont besoin et de la manière dont les fonds alloués à ces soutiens et services sont alloués (autorité budgétaire).

Comment devenir courtier en soutien ?
Les courtiers en soutien potentiels doivent suivre une série de sept cours dispensés virtuellement par les bureaux régionaux de l'OPWDD. Ces cours comprennent l'autodéfense/l'autodétermination, la planification centrée sur la personne, l'institut de formation des courtiers (quatre (4) modules) et l'élaboration d'un budget d'autodirection. Les personnes souhaitant devenir courtier en soutien peuvent demander plus d'informations sur la manière de s'inscrire à ces formations et sur les conditions requises pour devenir courtier en soutien en envoyant un courrier électronique : [email protected] Après avoir satisfait à toutes les exigences en matière de formation, les courtiers potentiels peuvent demander à être autorisés à fournir des services rémunérés, soit de manière indépendante, soit par l'intermédiaire d'une agence. Les courtiers doivent demander le renouvellement de leur autorisation chaque année et fournir une attestation de formation professionnelle continue.

Les membres de la famille qui résident dans le même foyer que la personne qui gère elle-même ses services ou qui sont les parents de cette personne ne peuvent PAS être rémunérés pour la prestation de services de courtier. Si un membre de la famille d'une personne atteinte de ID/DD souhaite fournir un service de courtage non rémunéré à cette personne, il doit satisfaire aux exigences de formation initiale des courtiers décrites ci-dessus.