Q : Comment l’État a-t-il calculé mes paiements pour les initiatives de rétention et de longévité?
A: The payments for the Retention and Longevity Initiatives were calculated as follows:
- L’OPWDD a utilisé les coûts de chaque organisme associés à la série 200 du code de titre de poste du rapport financier consolidé (CFR) pour la période 2018-2019 et 2019 et a multiplié ce montant par 20 % plus tout pourcentage d’avantages sociaux prescrit par l’organisme applicable pour déterminer les montants applicables pour chaque organisme.
- Pour le calcul des initiatives de rétention et de longévité pour les soins familiaux et les intermédiaires fiscaux, les calculs de paiement étaient les suivants :
- Paiements pour les soins familiaux : Le calcul des indemnités de longévité et de maintien dans l'emploi a été effectué sur la base de 20% de l'indemnité de difficulté des soins, sur la base des demandes d'indemnisation payées pour la période allant de septembre 1, 2020 à août 31, 2021.
- Paiements d’intermédiaires fiscaux liés à des professionnels de soutien direct pour lesquels l’intermédiaire fiscal est l’employeur de référence. Le calcul des paiements de longévité et de rétention est fondé sur 20 % de la rémunération globale pour les heures travaillées par le PSD au cours de la période du 1er septembre 2020 au 31 août 2021.
Q: Comment l’État a-t-il calculé mon ou mes paiements pour le service COVID et les incitations à la vaccination?
Un: Les paiements du service COVID et de l’incitatif à la vaccination ont été calculés comme suit :
- Paiements de services COVID : Les fournisseurs doivent remplir le sondage distribué par l’OPWDD le 5 janvier 2022 et le remplir d’ici le 31 janvier 2022, sous la forme et le format appropriés pour l’OPWDD afin de déterminer les montants que chaque fournisseur peut être admissible à recevoir. En fonction des réponses au sondage, des paiements seront versés à chaque professionnel du soutien direct et employé des soins familiaux qui répondait aux critères énoncés dans l’attestation pour les montants suivants multipliés par le pourcentage marginal obligatoire de chaque organisme :
- 1 000 $ pour chaque membre du personnel employé à temps plein
- 500 $ pour chaque membre du personnel employé au moins, mais pas moins de, 20 heures par semaine
- 250 $ pour chaque membre du personnel employé moins de 20 heures par semaine
- Paiements incitatifs pour la vaccination: Les prestataires doivent répondre à l'enquête distribuée par l'OPWDD le 14, 2022 janvier et la renvoyer avant le 31, 2022janvier, sous la forme et dans le format appropriés pour que l'OPWDD puisse déterminer les montants que chaque prestataire est susceptible de recevoir. Le prestataire peut soumettre une enquête simplifiée d'incitation à la vaccination, qui a été distribuée par l'OPWDD le 8, 2022 février avec une date limite de soumission fixée au 11, 2022 février, à utiliser à la place de l'enquête initiale d'incitation à la vaccination. Sur la base des réponses à l'enquête, des paiements seront effectués à chaque professionnel de soutien direct et à chaque employé de soins familiaux répondant aux critères définis dans l'attestation pour les montants suivants, multipliés par le pourcentage obligatoire d'avantages sociaux de chaque agence :
- 500 $ pour chaque membre du personnel employé à temps plein
- 250 $ pour chaque membre du personnel employé au moins, mais pas moins de, 20 heures par semaine
- 125 $ pour chaque membre du personnel employé moins de 20 heures par semaine
Q : Les données de base, le coût ou ont-ils été ajustés en fonction de facteurs (p. ex., le salaire minimum)?
Un: L’OPWDD a ajusté les données de base du rapport financier consolidé pour tenir compte des coûts des avantages sociaux obligatoires. C’était le seul ajustement.
Q : Pourquoi l’État a-t-il utilisé les rapports financiers consolidés du 1er juillet 2018 au 30 juin 2019 et du 1er janvier 2019 au 31 décembre 2019 et non quelque chose de plus récent?
Un: Les périodes de CFC 2018-2019 et 2019 ont été choisies pour éviter l’influence potentielle de la pandémie de COVID-19 sur les habitudes de dotation.
Q : Les fusions, acquisitions et changements d’auspices ont-ils été pris en considération dans le calcul des paiements de rétention et de longévité?
R: Oui, les fusions, acquisitions et changements d’auspices jusqu’au 12/1/2021 ont été pris en compte dans l’élaboration des paiements.
Q : Quels sont les membres du personnel admissibles aux primes ou aux incitatifs?
Un: Tel qu’indiqué dans le document d’attestation, le fournisseur ne doit distribuer des paiements supplémentaires de l’initiative de stabilisation de la main-d’œuvre qu’aux professionnels du soutien direct (PSD), y compris le personnel contractuel servant de DSP et/ou les fournisseurs de soins familiaux qui sont correctement déclarés comme personnel de soins directs (code de titre de poste 200 série) dans le rapport financier consolidé (CFR) de l’Agence soutenant les programmes et services agréés opWDD. Si le poste d’un employé est attribué conjointement entre un code de titre de poste 200-299 et un autre code de titre de poste non admissible, les décaissements à cet employé doivent être basés sur une répartition proportionnelle du temps entre le temps passé dans le poste de soins directs et un autre poste non admissible.
Q: Why are only 200 series staff eligible?
R : L'OPWDD a choisi de se concentrer sur le code de titre 200 Series Direct Care Support Professional and Family Care providers pour remédier à la grave pénurie de personnel résultant de l'urgence COVID-19; cette décision a également été influencée par un consensus universel parmi les parties prenantes selon lequel le soutien de ce personnel était la priorité pour assurer la disponibilité continue des aides et des services.
Q : Puis-je utiliser les fonds de quelque façon que ce soit si je veux régler des problèmes de recrutement et de maintien en poste pour mon organisme?
Un: Les fonds doivent être distribués comme stipulé dans l’attestation. Vous remarquerez que l’attestation détaille la flexibilité en ce qui concerne la formule de distribution suivante pour les paiements de rétention :
- Chaque DSP reçoit un pourcentage d’augmentation conformément à un plan de distribution spécifique à l’agence pour relever ses propres défis uniques en matière de recrutement et de maintien en poste. Le plan de distribution doit détailler spécifiquement la méthodologie que le fournisseur utilisera pour distribuer les paiements de rétention aux DSP éligibles. Le plan de distribution doit stipuler un niveau minimum de paiement de rétention pour chaque DSP admissible qui a été employé à un moment donné au cours de la période du 1er avril 2021 au 31 mars 2022 et qui a continué d’être employé par le fournisseur par le biais de la première paie complète qui se termine le 31 mars 2022 ou avant et qui est employé par l’organisme fournisseur à la date à laquelle l’organisme fournisseur distribue les paiements de rétention. Le plan de distribution doit prendre la forme d’un document signé par le chef de la direction de l’organisme, le directeur général et un dirigeant du conseil d’administration ou du conseil d’administration de l’organisme. Le plan de distribution signé doit être mis à disposition et communiqué clairement à tous les employés avant le paiement. Le plan de distribution, y compris tous les dossiers de paie à l’appui, doit être conservé par le fournisseur et fourni sur demande à l’OPWDD et / ou à d’autres organismes de réglementation.
Q : Si mon effectif est inférieur à celui de l'année de référence, dois-je restituer les montants excédant la prime de 20% ? Puis-je payer plus de 20% ?
Un: Tous les paiements supplémentaires doivent être distribués conformément aux directives relatives à l’attestation. Vous remarquerez que les lignes directrices sur la distribution du service COVID et de l’incitatif à la vaccination identifient les paiements de distribution minimums. Des distributions supérieures à la norme minimale peuvent être effectuées, car tous les paiements supplémentaires doivent être entièrement distribués aux employés admissibles. Les lignes directrices sur la distribution De la longévité et de la rétention identifient les formules de distribution.
Q : Comment mon agence sera-t-elle payée et quand?
R : La plupart des paiements supplémentaires seront effectués via eMedNY. La seule exception concerne les paiements supplémentaires pour les prestataires qui servent les membres dans le cadre du plan FIDA-IDD. L'OPWDD effectuera ces paiements aux prestataires en tant que paiement dirigé par l'État par le biais de plans conformément à 42 CFR 438.6. L'objectif est que les paiements soient terminés pour le mois de mars 31, 2022. Pour les agences dont le personnel relève du code de titre 200dans le cadre de programmes autres que Medicaid, les paiements seront effectués par le biais des mécanismes contractuels existants.
Q : Quelle est la définition de « régime de vaccination contre la COVID-19 complété »?
Un: Un schéma vaccinal contre la COVID-19 complété fait référence à l’achèvement d’une dose unique du vaccin Johnson and Johnson ou de deux doses des vaccins Moderna ou Pfizer-BioNtech.
Q:Les paiements incluent-ils les avantages sociaux?
R : Oui, les paiements supplémentaires ainsi que les primes de service et de vaccination COVID sont inclus dans les avantages sociaux obligatoires tels qu'ils sont déclarés dans le CFR pour la période se terminant le décembre 31, 2019 pour les déclarants du CFR de l'année civile ou pour la période se terminant le juin 30, 2019 pour les déclarants du CFR de l'année fiscale.
Q: What is the eligibility for staff that have positions that are jointly allocated between a 200 series and a non-qualifying series?
Un: Si le poste d’un employé est attribué conjointement entre un code de série de titres de 200 à 299 et un autre code de titre de poste non admissible, les décaissements à cet employé doivent être fondés sur une répartition proportionnelle du temps entre le temps passé dans le poste de soins directs et un autre poste non admissible.
Q : Les professionnels de soutien direct éligibles qui ont déjà été vaccinés avant les dates limites 9/1/21 ou 1/14/22 pourront-ils bénéficier des paiements incitatifs à la vaccination ?
R : Oui, le personnel qui répond aux critères de vaccination à la date du 14 janvier 2022 sera admissible au paiement de vaccination s’il répond à tous les autres critères; cependant, ils doivent être signalés dans le sondage auprès des fournisseurs.
Q : Les fournisseurs pourront-ils récupérer une partie de la rémunération des héros ou des paiements incitatifs à la vaccination si des fonds ont déjà été distribués pour récompenser le personnel?
R : Oui, si des fonds ont été distribués au personnel après le 8 juillet 2021, date à laquelle l’OPWDD a annoncé pour la première fois les initiatives de financement de l’American Rescue Plan, et que ces fonds étaient spécifiquement liés à une incitation à la vaccination ou à un service pendant la période COVID. Si le montant total du paiement du service COVID ou de l’incitatif à la vaccination n’a pas été distribué dans son intégralité aux employés, le fournisseur doit effectuer des distributions supplémentaires de sorte que le montant total soit distribué.
Q : Quelle est la définition de l’emploi à temps plein?
R : Nous nous attendons à ce que l’emploi à temps plein soit de 35 heures par semaine ou plus, mais la définition sera propre à chaque organisme.
Q : Le personnel temporaire ou contractuel est-il admissible à des paiements?
R : Oui, si le personnel temporaire ou contractuel répond aux critères d’admissibilité, il est admissible à des paiements.
Q : Comment les professionnels du soutien direct admissibles qui travaillent dans plus d’un programme devraient-ils être déclarés?
R : Veuillez répartir ces personnes entre les programmes comme vous le feriez dans le rapport financier consolidé.
Q : L’attestation contient l’énoncé suivant qui fait référence à la conformité aux directives subséquentes. Des directives ultérieures ont-elles été publiées?
Un: Voici des directives ultérieures :
L’OPWDD clarifie son intention selon laquelle, bien que tous les fournisseurs doivent se conformer aux exigences énoncées dans l’attestation, rien dans ce document n’est destiné à entraîner une violation par un organisme des lois, règles ou règlements fédéraux ou étatiques, y compris la Loi sur les normes du travail équitables et la Loi sur la sécurité du revenu de retraite des employés. Les organismes fournisseurs sont tenus de respecter toutes les lois applicables pour effectuer ces paiements au personnel admissible.
Q : L'attestation indique qu'un prestataire ne peut pas cumuler des financements reçus au titre d'autorités distinctes - HCBS Medicaid, State Plan et Non-Medicaid. Cela pose un problème parce que les paiements étaient basés sur les rapports de coûts 2018-19 et 2019 et sur les coûts de personnel, et que les empreintes de nos programmes ont changé depuis lors. En tant qu'employeur, l'OPWDD peut-il offrir une certaine marge de manœuvre en ce qui concerne cette exigence ?
Un: Pour clarifier, l’attestation n’a jamais eu l’intention de limiter la capacité d’un fournisseur d’offrir des primes à son personnel en fonction de l’autorité en vertu de laquelle ce paiement a été effectué à l’agence. L’énoncé de l’attestation visait à restreindre le transfert de fonds entre les initiatives, et non entre les services et les programmes. Cette flexibilité est essentielle pour tenir compte de l’évolution des habitudes de dépenses et des services. Par exemple, un fournisseur peut avoir converti ses ICF en IRA au cours des dernières années; on s’attend à ce que les fournisseurs aient la souplesse nécessaire pour agréger les paiements qu’ils ont reçus pour chaque initiative et distribuer les fonds à leurs employés, peu importe le programme qu’ils appuient. Par conséquent, les fournisseurs peuvent agréger les paiements reçus pour l’initiative Longevity de sources Medicaid (Waiver and State Plan) et Non-Medicaid et les distribuer systématiquement à leurs employés sans tenir compte du programme qu’ils soutiennent.
Toutefois, les organismes qui reçoivent des paiements de longévité et de rétention pour les fournisseurs de soins familiaux et pour le personnel pour lequel un organisme agit à titre d’employeur attitré pour les personnes qui s’auto-dirigent doivent distribuer des fonds à ces programmes respectifs en fonction du niveau des paiements qu’ils ont reçus, car ces deux programmes s’appuyaient sur des données plus récentes sur les demandes de remboursement d’eMedNY. Ces ressources ne peuvent pas être mélangées.
Q : L’attestation indique que « le fournisseur doit verser tous les paiements supplémentaires de l’Initiative de stabilisation de la main-d’œuvre, à l’exception des paiements de rétention, par le biais de distributions aux PSD et/ou aux fournisseurs de soins familiaux admissibles au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la réception des fonds. En ce qui concerne les paiements de rétention, une dépense initiale de fonds doit être effectuée auprès des PSD et des fournisseurs de soins familiaux admissibles dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la réception des fonds; le solde des paiements de rétention doit être entièrement dépensé au moyen de distributions aux PSD et/ou aux fournisseurs de soins familiaux admissibles au plus tard cent quatre-vingts (180) jours après la réception des fonds.
Si le fournisseur a une affiliation avec le FIDA-IDD (Régime de santé des partenaires), une partie du financement du paiement supplémentaire sera envoyée au fournisseur par le régime de santé des partenaires. Quels sont les délais de distribution dans cette circonstance?
Un: En toutes circonstances, quel que soit le processus ou la source de financement du paiement supplémentaire et spécifique à chaque paiement supplémentaire versé au fournisseur, les fournisseurs doivent respecter les directives selon lesquelles « le fournisseur doit dépenser tous les paiements supplémentaires de l’initiative de stabilisation de la main-d’œuvre, à l’exception des paiements de rétention, par le biais de distributions aux PSD et/ou aux fournisseurs de soins familiaux admissibles au plus tard quatre-vingt-dix (90) jours après la réception des fonds. En ce qui concerne les paiements de rétention, une dépense initiale de fonds doit être effectuée auprès des PSD et des fournisseurs de soins familiaux admissibles dans les quatre-vingt-dix (90) jours suivant la réception des fonds; le solde des paiements de rétention doit être entièrement dépensé au moyen de distributions aux PSD et/ou aux fournisseurs de soins familiaux admissibles au plus tard cent quatre-vingts (180) jours après la réception des fonds.
Cependant, nous encourageons fortement les fournisseurs, affiliés à la FIDA-IDD, à verser tous les fonds de stabilisation de la main-d’œuvre aux employés selon le même calendrier, quelle que soit la source de financement, une fois que les paiements du régime de santé des partenaires sont reçus. Le fait que les paiements du Régime de soins de santé des partenaires aux fournisseurs soient effectués après ceux provenant d’autres sources, en raison d’exigences supplémentaires en matière d’approbation de la SMC, ne devrait pas nécessairement allonger le calendrier de distribution du financement au personnel de soins directs et aux fournisseurs de soins familiaux.